Classification des documents numériques dans les organismes : Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

Sabine Mas

Description

La mémoire institutionnelle est-elle mise en péril par l’autogestion des documents numériques ? L’auteure étudie les différentes méthodes de classification personnelles utilisées par les employés sur leur poste de travail et vérifie la capacité d’une personne tierce à s’y retrouver.

Informations

• Publié par: Presses de l'Université du Québec
• Date de parution: 10 juin 2011
• Nombre de lectures: 17
• EAN13: 9782760530362
• Langue: Français

Extrait

CLASSIFICATION DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES DANS LESORGANISMES



Presses de l’Université du Québec
Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450, Québec(Québec) G1V 2M2 Téléphone: 418 657-4399 − Télécopieur: 418 657-2096 Courriel: [e-mail] −Internet: www.puq.ca




Sabine Mas
Préface de
Louise Gagnon-Arguin

CLASSIFICATION DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES DANS LESORGANISMES
Impact des pratiques classificatoires personnelles sur lerepérage


2011 Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boul. Laurier, bur. 450 Québec(Québec) Canada G1V 2M2



Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archivesnationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada
Mas, Sabine, 1972-
Classification des documents numériques dans lesorganismes: impact des pratiques classificatoires personnelles sur lerepérage
(Collection Gestion de l’information)
Présenté à l’origine par l’auteure comme thèse (dedoctorat, Université de Montréal), 2007 sous le titre: Schémas declassification et repérage des documents administratifs électroniques dansun contexte de gestion décentralisée des ressourcesinformationnelles.
Comprend des réf. bibliogr. et un index.
ISBN 978-2-7605-3034-8 ISBN EPUB978-2-7605-3036-2
1. Classification - Documents administratifs. 2. Gestionélectronique de documents. 3. Recherche de l’information électronique. I.Titre. II. Collection: Collection Gestion de l’information.
697.B87M37 2011 025.3’44 C2011-940397-8


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Elles remercient également la Société de développement desentreprises culturelles (SODEC) pour son soutien financier.
Mise en pages: Info 1000 mots
Couverture: Richard Hodgson

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Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptationréservés – © 2011, Presses de l’Université du Québec
Dépôt légal – 2 e trimestre 2011 – Bibliothèque et Archives nationales duQuébec/Bibliothèque et Archives Canada



Préface
L’archivistique ajoute un nouveau fleuron à son expertise:un ouvrage complètement dédié à la classification des documents desorganisations, particulièrement les documents numériques. L’événement estd’autant plus marquant que cet ouvrage est basé sur une démarchescientifique et que l’auteure fait carrière en tant que chercheuse.
Dans un article paru dans la Revue internationale des sciences sociales en 1972, Terry N. Clark présentait un modèled’institutionnalisation d’une discipline. Il en reconnaissait cinq étapesmenant de l’homme de science isolé, à l’amateurisme scientifique, à lascience académique, à la science organisée et à la science lourde. Ildéfinit la science organisée comme «un morcellement de la disciplineoriginale en spécialités [1] ». L’ouvrage que présente Sabine Masillustre bien ce phénomène. Elle dégage de la discipline archivistique, enl’occurrence la classification et plus particulièrement celle des documentsnumériques, un nouveau champ de recherche et de nouveaux modèlesd’application.
La classification se révèle une fonction dont dépendlargement le bon traitement de l’information. C’est pourquoi elle a faitl’objet de la préoccupation des archivistes et s’est retrouvée sujet desdiscussions tant dans les milieux québécois que sur le plan international.Sans arriver à une définition et à des applications communes, c’est àtravers ce cheminement que se sont dégagées certaines pratiques et imposéescertaines balises. Dans cet ouvrage, Sabine Mas fait état de ces rechercheset en souligne les particularités. Toutefois, elle va plus loin en tirantparti des sciences de l’information, ce qui lui permet de dégager desprincipes et de constituer un modèle de validation de la classification. Deplus, l’auteure l’applique au nouveau contexte que crée, pour cettefonction, le monde numérique. Elle propose un cadre d’analyse des schémas declassification à partir de différentes caractéristiques. L’originalité decette démarche repose sur le lien établi entre la classification et lerepérage. Si on classe, c’est pour se retrouver. Rarement, la classificationa été observée de ce point de vue.
C’est par la recherche scientifique, exigeantl’application d’une méthodologie, que l’archivistique deviendra unediscipline majeure. Il y a eu, au cours des dernières décennies, descontributions importantes en ce sens. Le livre de Sabine Mas constitue,quant à lui, une avancée majeure dans le développement du domaine de laclassification en archivistique. Il faut marquer cette parution d’une pierreblanche.
Louise Gagnon-Arguin, Ph.D. Professeure associée École de bibliothéconomie et des sciences de l’information Université de Montréal



Avant-propos
Ce livre est une version révisée d’une thèse réalisée dansle cadre du programme de doctorat en sciences de l’information de l’École debibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université deMontréal. Il est le fruit d’un cheminement commencé au début des années2000. C’est en effet à cette époque que j’ai été séduite par laproblématique des schémas de classification hiérarchiques appliqués auxdocuments d’archives courantes numériques. Ma recherche partait d’un constatplusieurs fois relevé dans les écrits en archivistique: les schémas declassification hiérarchiques, tels que les archivistes les avaient conçus etpréconisés pour l’organisation des archives courantes sur support papier,étaient peu ou pas utilisés dans un environnement numérique par les employésde bureau. Ces derniers mettaient souvent en place des schémas declassification «personnels», a priori incompréhensibles pour une tierce personne. Lesconséquences administratives et archivistiques de ces pratiquesclassificatoires personnelles sont fâcheuses à plus ou moins long terme: parexemple, problème de repérage et éparpillement des documents relatifs à unmême dossier, impossibilité de remplir les obligations ou de défendre sesdroits, diminution de la productivité, perte de la mémoireinstitutionnelle.
Cette problématique m’a naturellement amenée à mequestionner sur la théorie de la classification documentaire et sur lesprincipes classificatoires qui servaient de base aux archivistes pourconcevoir les schémas de classification institutionnels. L’étude de cesfondements théoriques a donné lieu à la conception d’une grille d’analysedes schémas de classification hiérarchiques. Il a été également possible deformuler et de tester plusieurs hypothèses concernant les qualitésthéoriques d’un schéma de classification dans le cadre d’uneexpérimentation. Il s’agissait de mesurer l’efficacité du repérage d’unensemble de documents à partir de schémas de classification ayant descaractéristiques variées en vue de déterminer les caractéristiques les plus«performantes» sur le plan du repérage. Le présent livre fait état desrésultats de cette étude à la fois descriptive et exploratoire.
En aucune façon cet ouvrage n’entend-il faire «autorité».Pour ma part, je me trouve privilégiée d’avoir pu explorer cette question etdésire partager ici le fruit de ma recherche. J’espère qu’il saura répondreà certaines questions que se posent les étudiants en archivistique, lesarchivistes et les employés de bureau, soucieux de concevoir des schémas declassification efficaces tant pour le classement que pour le repérage desdocuments numériques personnels ou institutionnels. Je souhaite égalementque ce texte contribue à approfondir la réflexion sur une fonctionarchivistique qui se situe au cœur du traitement d’un fondsd’archives.
La collaboration de plusieurs personnes a rendu possiblela réalisation de cette recherche et de ce livre qui en découle. J’aimeraisici les remercier.
La première personne que je désire remercier est LouiseGagnon-Arguin, professeure associée à l’EBSI et directrice de thèse. Grâce àson expérience, son