Microsoft Access 2016
119 pages
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Microsoft Access 2016 , livre ebook

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Description

Microsoft Access 2016, un ouvrage qui vous permet de maîtriser rapidement ce logiciel. Il aborde entre autres : L’ouverture et l’enregistrement d’une base de données - La saisie et la mise en forme des données - Le classement des données - Les macros - L’impression - Les Listes SharePoint - La création de tables, de formulaires, d’états, d’étiquettes, de requêtes ainsi que des fonctions avancées.

Sujets

Informations

Publié par
Date de parution 09 février 2017
Nombre de lectures 68
EAN13 9782312050447
Langue Français
Poids de l'ouvrage 2 Mo

Exrait

Microsoft Access 2016
Jackson Gervais
Microsoft Access 2016
LES ÉDITIONS DU NET
126, rue du Landy 93400 St Ouen
Copyright © 2017 Jackson Gervais - Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, faite sans autorisation écrite de l’auteur est interdite.
Les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées de leur société respective.
© Les Éditions du Net, 2017
ISBN : 978-2-312-05044-7
Introduction
La gestion de données nécessite l’utilisation de logiciels conçus à cet effet en vue de la rendre plus efficace surtout dans le cas où les données sont volumineuses. Une fois que les données ont été collectées, elles doivent être reliées et contrôlées pour pouvoir mieux les exploiter. La création d’une base de données permet de saisir et gérer des données tout en facilitant leur liaison et leur contrôle. Plusieurs logiciels ont été mis en place en vue de faciliter la réalisation de base de données. Sa conception et son utilisation peut être complexe ou non selon le logiciel utilisé. Pour simplifier les tâches, vous pouvez utiliser Access qui est le logiciel mis en place par la société Microsoft. L’utilisation efficace de ce logiciel peut servir à améliorer la gestion des données. Pour remplir ces fonctions, Access offre la possibilité de créer des tables, des formulaires, des états et des requêtes. Dans une base de données réalisée avec Access, les relations entre les différents objets doivent être bien définies. Avant de créer une base de données, une planification est nécessaire pour définir les objets à réaliser ainsi que les relations qui doivent exister entre eux. Cette planification permet de concevoir la base de données afin qu’elle puisse répondre à vos besoins. Des calculs simples ainsi que le tri sont aussi possibles à partir de ce logiciel. Avec la sortie de l’Office 2016, une nouvelle version d’Access a été rendue disponible.
Cet ouvrage vous permettra de réaliser une base de données en utilisant Access 2016. Il se propose d’expliquer les différentes fonctionnalités de ce logiciel. Les grandes lignes abordées sont entre autres : les étapes à suivre pour lancer Access, l’ouverture et l’enregistrement d’une base de données, la saisie de données, la mise en forme des données, la création de tables, de formulaires, d’états, d’étiquettes et de requêtes. Des fonctions avancées sont aussi abordées dans le but de permettre la maîtrise de ce logiciel. Pour faciliter son apprentissage, des exercices en rapport avec les notions vues sont aussi traités dans cet ouvrage.
Chapitre I - Premières étapes pour travailler avec Access
Pour réaliser une base de données à partir de Microsoft Access 2016, la première étape consiste à lancer ce logiciel. Ensuite, une fenêtre s’affiche permettant d’enregistrer la base de données. Après l’enregistrement de la base de données, vous accédez à la fenêtre principale de Microsoft Access 2016 qui comprend un ensemble d’outils permettant de créer des objets pour saisir et traiter vos données.
1.1- Lancer Microsoft Access 2016
Le logiciel peut être lancé à partir du menu Démarrer en utilisant la démarche suivante :

- Ouvrir le menu Démarrer pour accéder aux applications disponibles ;
- Dans la liste des applications, sélectionner Microsoft Office et choisir Access 2016 .
Au cas où une icône du logiciel est accessible à partir du bureau, double-cliquer sur cette icône afin de lancer le logiciel.
Le bouton gauche de la souris peut être utilisé pour sélectionner des outils disponibles dans un menu et des données saisies dans un objet de la base de données. Le bouton droit permet d’afficher un menu contextuel. Vous pouvez reconfigurer la souris en vue d’inverser le rôle du bouton droit à ce du bouton gauche dans l’onglet Thèmes . Pour accéder à cet onglet, cliquez sur Personnalisation qui se trouve dans Paramètres qui est disponible dans le menu Démarrer . Dans cet ouvrage, quand le type n’est pas mentionné, il s’agit d’un clic simple réalisé à partir du bouton gauche de la souris.
Après avoir lancé Microsoft Access 2016, vous accédez à la fenêtre suivante permettant de : créer une base de données vide, télécharger une application Web, ouvrir une base de données récente.


Figure 1.1 : Le mode Backstage de Microsoft Access 2016
Pour accéder à une base de données vide, cliquez sur Base de données de bureau vide qui est disponible dans le mode Backstage . Après avoir sélectionné Base de données de bureau vide , la fenêtre suivante s’affiche offrant la possibilité de taper le nom de la base de données et de choisir un répertoire pour sauvegarder la base de données.
Figure 1.2 : La fenêtre pour créer une base de données vide
Dans la fenêtre permettant de créer la base de données vide, tapez le nom de la base de données dans la zone de saisie. Pour sélectionner un autre répertoire, cliquez sur l’icône Parcourir qui se trouve à droite de la partie Nom de fichier . Ensuite , la boîte de dialogue suivante s’affiche .

Figure 1.3 : La boîte de dialogue permettant de choisir un répertoire
Dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous pouvez taper le nom de la base de données, choisir un format dans la partie Type et sélectionner un répertoire pour enregistrer la base de données. Ensuite, cliquez sur le bouton OK pour accéder à nouveau à la fenêtre offrant la possibilité de créer une base de données vide (figure 1.2). Après avoir choisi les options voulues dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre principale d’Access.
1.2- Présentation de la fenêtre principale de Microsoft Access
Les parties disponibles dans la fenêtre principale de Microsoft Access 2016 sont entre autres : la barre d’outils d’accès rapide, la barre de titre, la barre des menus, la barre d’état.

Figure 1.4 : La fenêtre principale de Microsoft Access 2016
Une fois que la fenêtre de Microsoft Access est ouverte, vous accédez à une table vide qui comprend une partie permettant d’insérer des données. Vous pouvez aussi créer d’autres tables ainsi que des requêtes, des formulaires, des états et des étiquettes.
1.3- La barre d’outils d’accès rapide
Par défaut, la barre d’outils d’accès rapide se compose des outils suivants : : À partir de ce bouton, vous pouvez enregistrer les modifications apportées à une base de données ; : Ces outils permettent respectivement d’annuler ou de répéter la dernière action réalisée ; : Cet outil permet d’accéder à une liste déroulante présentant plusieurs types de champ ; : Ce bouton offre la possibilité de personnaliser la barre d’outils d’accès rapide. Cliquez sur ce bouton pour afficher une liste déroulante et activez les commandes voulues.

Figure 1.5 : La barre d’outils d’accès rapide
1.4- La barre de titre
La barre de titre se trouve généralement dans la partie supérieure et affiche le nom de la fenêtre en cours.
Dans la partie qui se trouve à droite, il y a : un bouton qui peut être utilisé pour rechercher de l’aide , trois boutons qui offre la possibilité de modifier la dimension de la fenêtre : réduire , agrandir et fermer . Il est possible de voir la fonction de ces boutons en plaçant le curseur au-dessus d’eux. Un clic à l’aide du bouton droit de la souris sur la barre de titre permet aussi d’accéder à ces commandes.
Le bouton permet de réduire une fenêtre et l’icône de cette fenêtre sera uniquement disponible dans la barre des tâches. La restauration de la fenêtre se réalise en cliquant sur cette icône dans la barre des tâches. La fonction du bouton permettant de modifier la dimension de la fenêtre varie. Si la dimension d’une fenêtre est grande, ce bouton permettra de la réduire. Ensuite, vous pouvez cliquer sur ce bouton afin de l’agrandir.
1.5- La barre de menus
La fenêtre principale de Microsoft Access 2016 présente les menus suivants : Fichier, Accueil, Créer, Données externes, Outils de base de données, Champs, Table. En cliquant sur un menu, vous accédez aux outils disponibles dans le ruban de ce menu.

Figure 1.6 : La barre de menus
Dans la partie qui se trouve à droite, il y a l’onglet permettant d’accéder à d’autres commandes .


1) Le menu Fichier
Le menu Fichier comprend les sous-menus suivants : Informations offre des options pour compacter et réparer une base de données, insérer un mot de passe en vue de limiter l’accès à une base de données. Nouveau offre la possibilité de créer une nouvelle base de données. Ouvrir permet d’accéder à une base de données sauvegardée sur un ordinateur ou sur un support externe. Enregistrer permet de sauvegarder les modifications apportées à une base de données. Enregistrer sous permet de sauvegarder une base de données sous un autre nom. Imprimer présente les options d’impression. Fermer permet de quitter une base de données. Compte permet d’accéder à un autre compte. Options offre la possibilité de modifier les options d’Access.

Figure 1.7 : Présentation du menu Fichier
2) Le menu Accueil
À partir des outils disponibles dans le menu Accueil , vous pouvez : modifier l’affichage d’une table, accéder aux commandes : Coller, Copier et Couper, trier et filtrer des données, accéder aux outils du groupe Enregistrements pour : actualiser, ajouter une nouvelle entrée de données, sauvegarder, supprimer des données, corriger des fautes d’orthographe,… utiliser les options permettant de modifier le format et l’alignement des données, accéder aux commandes : Rechercher, Remplacer, Atteindre et Sélectionner.

Figure 1.8 : Le ruban du menu Accueil
3) Le menu Créer
Le menu Créer présente un ensemble d’outils à partir desquels vous pouvez : insérer des composants d’application, créer des tables, des requêtes, des formulaires, des états et des étiquettes, ouvrir l’éditeur de macros et la fenêtre Visual Basic pour Applications.

Figure 1.9 : Le ruban du menu Créer
4) Le menu Données externes
À partir des outils disponibles dans le menu Données externes , vous pouvez importer des données provenant d’un autre fichier, accéder à des étapes d’importation qui ont été sauvegardées, exporter des données dans un autre fichier.

Figure 1.10 : Le ruban du menu Données externes
5) Le menu Outils de base de données
Le menu Outils de base de données permet entre autres : de compacter et réparer une base de données, d’accéder à la fenêtre Visual Basic pour Applications, d’exécuter une macro, de mettre des tables en relation, d’accéder aux options permettant d’analyser une table, de déplacer des données, d’accéder à des compléments.

Figure 1.11 : Le ruban du menu Outils de base de données
6) Le menu Champs
Le menu Champs offre les possibilités suivantes : la modification du mode d’affichage d’une table, l’insertion et la suppression de champ, la modification des propriétés de champ, la mise en forme des champs, l’accès aux options permettant de réaliser la validation de données.

Figure 1.12 : Le ruban du menu Champs
7) Le menu Table
Le menu Table permet entre autres : de modifier les propriétés d’une table, d’insérer une macro nommée, de mettre des tables en relation, d’insérer des fonctions.

Figure 1.13 : Le ruban du menu Table
Pour afficher ou masquer les onglets et les commandes qui sont disponibles dans un menu, vous pouvez cliquer sur la flèche située à partie droite du ruban.
1.6- La barre d’état
La barre d’état se trouve au bas de la fenêtre et comprend dans sa partie droite deux icônes qui présentent le mode d’affichage. À titre d’exemple, les icônes suivantes seront en surbrillance : si une table est en mode Feuille de données dans le cas où une table s’affiche en mode Création .
Chapitre II - Créer et ouvrir une base de données
Le lancement du logiciel donne accès à une fenêtre permettant de créer une base de données. Access peut proposer un nom et un répertoire pour enregistrer la base de données. Suite à cet enregistrement, une fenêtre s’affiche et offre la possibilité de saisir des données. Les bases de données existantes peuvent être aussi sauvegardées sous un autre nom et dans un autre répertoire. En cliquant sur le menu Fichier , vous accédez à des sous-menus pour ouvrir et enregistrer une base de données.
2.1- Créer une base de données
Après avoir lancé Microsoft Access , vous accédez au mode Backstage (figure 1.1) offrant la possibilité de sélectionner une option pour réaliser la base de données.
Pour travailler à partir d’une base de données vide, cliquez sur Base de données de bureau vide afin d’accéder à une fenêtre permettant de taper le nom de la base de données et de choisir un répertoire pour l’enregistrer (voir section 1.1). La modification de l’emplacement du fichier peut être réalisée à partir du bouton Parcourir , cliquez sur ce bouton afin de rechercher un nouvel emplacement. Ensuite, cliquez sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre principale de la base de données avec une table vide nommée Table1 qui est ouverte en mode Feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule de la deuxième colonne. Vous pouvez commencer à taper à travers les champs pour insérer des données. Il est aussi possible d’importer des données provenant d’un autre fichier.
La structure d’une table se modifie lors de la saisie de données en fonction du type de données saisies. Au moment d’insérer de nouveaux champs, vous pouvez aussi définir le type de données pour chaque champ.
Dans le cas où une fenêtre de Microsoft Access est ouverte, l’accès à une nouvelle base de données est possible à partir du sous-menu Nouveau du menu Fichier . Dans le sous-menu Nouveau , sélectionner Base de données de bureau vide . Ensuite, suivre les autres étapes afin de créer une base de données vide.
2.2- Enregistrer une base de données existante
Si une base de données existe déjà, vous pouvez l’enregistrer sans modifier le nom. Il est aussi possible d’enregistrer une base de données sous un autre nom dans le même ou dans un autre répertoire.
2.2.1- Enregistrer une base de données sans modifier le nom
Pour enregistrer une base de données sans modifier le nom, suivre les étapes suivantes : Ouvrir le menu Fichier afin d’accéder aux sous-menus qui sont disponibles dans ce menu ; Sélectionner le sous-menu Enregistrer .
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Enregistrer qui est disponible dans la barre d’outils d’accès rapide.

2.2.2- Enregistrer une base de données sous un autre nom
Pour enregistrer une base de données sous un autre nom, procédez comme suit : Dans le menu Fichier , cliquez sur le sous-menu Enregistrer sous afin d’accéder à la fenêtre suivante permettant de sélectionner un format pour enregistrer la base de données ;

Figure 2.1 : La fenêtre permettant de sélectionner un type de fichier pour sauvegarder la base de données Sélectionnez l’une des options disponibles dans la partie Type de fichiers qui se trouve à gauche de la fenêtre ; En sélectionnant la première option Enregistrer la base de données sous , vous obtenez plusieurs types données dans la partie située à droite de la fenêtre. Cliquez sur Base de données Access pour obtenir la boîte de dialogue suivante ;

Figure 2.2 : La boîte de dialogue Enregistrer sous Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez le nom du fichier dans la partie Nom du Fichier . Sélectionnez le format du fichier dans la partie Type . Il est possible de sélectionner un autre répertoire pour enregistrer la base de données en cliquant sur la flèche en haut ou dans la partie gauche de la boîte de dialogue. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer qui se trouve au bas de la boîte de dialogue.

2.3- Ouvrir une base de données
Les marches à suivre pour ouvrir une base de données varient avec le répertoire dans lequel la base de données a été enregistrée. Elles sont différentes suivant que la base de données a été récemment ouverte ou non.
2.3.1- Ouvrir une base de données non récente
Si une base de données a été enregistrée dans un répertoire d’un ordinateur ou sur un support externe, il va falloir l’ouvrir afin d’accéder au contenu. Pour ouvrir une base de données, vous pouvez utiliser les démarches suivantes : Sélectionnez Ouvrir dans le menu Fichier afin d’accéder à la fenêtre permettant de choisir le répertoire dans lequel la base de données a été enregistrée ;

Figure 2.3 : La fenêtre permettant de sélectionner le répertoire Dans la fenêtre permettant de choisir le répertoire, cliquez sur Ce PC pour accéder aux différents répertoires disponibles dans l’ordinateur et aux supports externes. Dans le cas où le dossier voulu n’est pas disponible, vous pouvez cliquer sur Parcourir afin d’accéder à beaucoup plus de dossiers. Après avoir sélectionné le répertoire, vous accédez aux fichiers qui ont été enregistrés dans ce répertoire. À titre d’exemple, vous pouvez cliquer sur le répertoire Documents . Et, une boîte de dialogue s’affiche (figure 2.4) ;


Figure 2.4 : La boîte de dialogue Ouvrir du répertoire Documents Dans la boîte de dialogue Ouvrir , double-cliquez sur le nom de la base de données pour l’ouvrir dans le mode par défaut. Pour un accès partagé, sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton Ouvrir . Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche située à droite du bouton afin d’accéder à une liste déroulante présentant différentes options pour ouvrir la base de données. Sélectionnez l’une des options disponibles dans cette liste déroulante.

2.3.2- Ouvrir une base de données récente
L’ouverture d’une base de données qui a été récemment ouverte peut être réalisée en cliquant sur Récents qui se trouve dans le sous-menu Ouvrir du menu Fichier (figure 2.3). En cliquant sur Récents , vous accédez aux fichiers et dossiers qui se trouvent dans la liste des fichiers et dossiers récemment ouverts ;



Figure 2.5 : La fenêtre permettant d’accéder aux fichiers récents
Dans la fenêtre présentant les fichiers récents, sélectionnez la base de données voulue. Elle pourra être ouverte suivant les mêmes paramètres qu’elle avait été ouverte la dernière fois.
Les bases de données récentes peuvent être aussi accessibles à partir du mode Backstage qui s’affiche après avoir lancé le logiciel (figure 1.1). Si les fichiers récents ne sont pas disponibles dans le mode Backstage, ouvrir le sous-menu Options qui se trouve dans le menu Fichier . Dans la fenêtre permettant de modifier les options d’Access, cliquer sur Paramètres du client . Ensuite, taper le nombre de bases de données récentes à afficher dans la partie Affichage .
Chapitre III - Créer et modifier une table
Lorsque vous travaillez à partir d’une base de données vide, vous devez réaliser des tables et d’autres objets afin de saisir vos données. Les tables permettent de stocker l’ensemble des informations d’une base de données. Les tables se réalisent en utilisant les outils disponibles dans le groupe Tables du menu Créer . Elles peuvent s’afficher de deux façons différentes. Dans ce chapitre, nous verrons les étapes à suivre pour créer et modifier une table.

Figure 3.1 : Le groupe Tables du menu Créer
3.1- Créer une table
Après la création d’une base de données, vous accédez à une fenêtre comprenant une table vierge (figure 1.4). Vous pouvez aussi insérer d’autres tables à partir du menu Créer . Pour insérer une table, cliquez sur Table qui se trouve dans le groupe Tables du menu Créer . Après avoir créé la table, vous devez la sauvegarder en cliquant sur le sous-menu Enregistrer du menu Fichier .
Si vous fermez la table sans la sauvegarder, une fenêtre s’affiche et vous invite à enregistrer les modifications apportées. Sélectionnez Oui afin d’enregistrer la table, cliquez sur Non pour ignorer les modifications apportées ou cliquez sur Annuler pour laisser la table ouverte.

Figure 3.2 : La boîte de dialogue qui vous invite à enregistrer la table
En cliquant sur Oui dans la fenêtre qui invite à enregistrer les modifications apportées, vous obtenez une boîte de dialogue vous permettant de taper le nom de la table.

Figure 3.3 : La boîte de dialogue permettant d’enregistrer une table
Dans la boîte de dialogue permettant d’enregistrer la table, tapez le nom de la table dans la zone de saisie.

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