La guía práctica del Contract Management
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Description

Una guía que define los objetivos y el papel del Contract Management, describiendo las interfaces entre el Contract Management, los principales procesos operativos y los principales actores de los Proyectos y Programas de la Empresa y propone métodos, instrumentos, procedimientos y mejores prácticas de Contract Management.

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Date de parution 08 janvier 2021
Nombre de lectures 0
EAN13 9782312079011
Langue Español
Poids de l'ouvrage 1 Mo

Informations légales : prix de location à la page 0,0017€. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

Exrait

La guía práctica del Contract Management
Guy Vial
La guía práctica del Contract Management
Métodos, herramientas, procedimientos y mejores prácticas del Contract Management
LES ÉDITIONS DU NET
126, rue du Landy 93400 St Ouen
Obsérvese que este documento ya fue publicado por primera vez en francés en enero de 2018 bajo el título “Guide pratique du Contract Management - Méthodes, outils, procédures et meilleures pratiques du Contract Management” en las ediciones llamadas ʺ les Editions du Net ʺ , en inglés en junio de 2020 bajo el titulo ʺ Practical Guide to Contract Management - Methods, Tools, Procedures and Best Practices of Contract Management” en las mismas ediciones.
© Les Éditions du Net, 2020
ISBN : 978-2-312-07901-1
Prólogo
Bienvenidos en la
Guía Práctica del Contract Management

Se han identificado las prácticas que figuran en el presente documento combinando una larga experiencia de campo en Contract Management dentro de grandes empresas francesas con los métodos y las buenas prácticas en el marco de las reglas del arte sobre este tema. La participación en la fundación de la Asociación Francesa del Contract Management (AFCM) y el ejercicio de administrador, tesorero y webmaster dentro de la gobernanza de la asociación, durante más de seis años, han constituido una contribución adicional sustánciale.
Evidentemente, no pretenden ser exhaustivas y podrán enriquecerse con experiencias procedentes, por ejemplo, de otras esferas conexas, el Project y el Programme Management, por no citarlos a ellos.
Desde el punto de vista del autor, esta guía se dirige a los Contract Managers, ya sean Contract Manager de Venta o Contract Manager de Compra.
Este documento define las actividades que deben llevarse a cabo, las funciones asignadas a los diferentes actores implicados, los límites de responsabilidad de cada uno, recopila también métodos, herramientas, procedimientos y, por último, las mejores prácticas aprobadas de Contract Management.
Su objetivo es:
definir las actividades esenciales que podrían dar lugar a fichas de empleo utilizadas habitualmente en las direcciones de recursos humanos de las empresas y las buenas prácticas para la gestión de las relaciones contractuales entre la Empresa a cuyo personal pertenece el Contract Manager, sus Clientes , Socios y Proveedores , con el objetivo de mejorar la rentabilidad y garantizar la posición de la Empresa, en el mejor de sus intereses, en el ámbito de sus Proyectos y Programas ,
proponer una tabla de asignación de responsabilidades entre las diferentes partes interesadas implicadas en la elaboración y negociación de las Ofertas comerciales así como en la ejecución de los Contratos y en la realización de los Programas correspondientes, las diferentes funciones se ajustando naturalmente en función del tamaño y la complejidad de los Proyectos o Programas de la Empresa y de los tipos de Clientes y usuarios finales .
En este contexto, la función, las misiones y las responsabilidades del Contract Manager (gestor de Contrato en idioma español), una vez asignado a un Proyecto o Programa, se describirán con mayor detalle.
Este documento constituye, ante todo, una guía destinada a los Contract Managers pero también a todos los directivos de la Empresa implicados en la elaboración y la negociación de las Ofertas comerciales, en la ejecución de los Contratos y Programas correspondientes, así como en sus cláusulas adicionales, a saber:
el Ingeniero Comercial,
el Responsable Técnico Industrial de la Oferta,
el Project o Programme Manager (Gestor Del Proyecto o del Programa),
el Responsable Compra del Proyecto o del Programa.
Y al mismo tiempo, los representantes de entidades específicas como:
la Dirección Jurídica,
la Dirección Administrativa y Financiera,
la Dirección de Control de las Exportaciones,
la Dirección de Compras y Relaciones con los Proveedores,
la Dirección de Seguridad, principalmente en el ámbito de la defensa y la seguridad,
la Dirección de Sistemas de Información,
la Dirección Técnica e Innovación,
la Dirección de Calidad.
Les permitirá adquirir una mejor comprensión de la finalidad de las acciones que deben ejecutarse y de los procesos introducidos en el marco del Contract Management y, por último, identificar de la mejor manera posible los problemas principales, proponiendo al mismo tiempo soluciones adaptadas a su resolución.
Este documento está destinado principalmente a ser utilizado como una recopilación de recomendaciones y una guía de consejo , tanto para los que comienzan en la actividad de Contract Management como para los que tienen más experiencia en esta disciplina.
Está diseñado como un soporte para los procesos empresariales, si la Empresa está organizada de acuerdo con este tipo de concepto (Cf. ISO 9001), tales como ʺ Obtener Contratos ʺ , ʺ Ejecutar Programas ʺ y ʺ Poner a disposición suministros ʺ .
Se utiliza tanto en la fase de Oferta comercial o Proyecto como en la fase de realización de Programa .
Por último, es el documento de referencia utilizado para la formación de los Contract Managers.

Ilustración del contenido


La razón de ser del Contract Management es la siguiente:
en la fase de Oferta o de Proyecto, la aplicación del Contract Management tiene por objeto garantizar que los compromisos contractuales entre la Empresa, sus Clientes, sus Socios y sus Proveedores sean pertinentes, coherentes y, por tanto, controlables,
en la fase de Programa, su aplicación tiene por objeto garantizar el estricto respeto de los compromisos contractuales de la Empresa, contribuir a mejorar la rentabilidad del Programa y a asegurar finalmente la posición de la Empresa en caso de problemas contractuales significativos que pudieran conducir a una disputa o incluso a un contencioso con el Cliente, con los Socios o con los Proveedores.
Este documento:
Define el concepto de Contract Management con sus actividades relacionadas e introduce la función de Contract Manager,
Define los principales ámbitos de actividad en el marco del Contract Management en fase de Oferta y en fase de ejecución de Programa,
Clarifica lo que se entiende por los términos de las obligaciones contractuales tal como se definen en los datos y documentos contractuales: Contratos mismos, documentos referenciados en el Contrato, intercambio de información con el exterior, interfaces, etc.
Enumera todas las actividades y describe las prácticas recomendadas en el proceso de gestión de las relaciones contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores,
Propone una tabla de asignación de estas actividades entre los diferentes actores de la Empresa implicados tanto en los grandes como en los Programas de tamaño modesto, en el entendimiento de que en la frontera entre los Programas pequeños y grandes la distribución de funciones debe adaptarse para tener en cuenta la organización existente en la entidad encargada de la ejecución del Programa y su contexto específico,
Proporciona ejemplos de aplicación y recomendaciones para la mejor gestión posible de las relaciones contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores, estos ejemplos y recomendaciones mantenidos periódicamente por la utilización de la experiencia adquirida.
El autor
Ingeniero diplomado de POLYTECH Montpellier, cuenta con una experiencia probada en el seno de grandes empresas francesas de renombre donde ha trabajado esencialmente a nivel de acción comercial, Programme Management y Contract Management.
Más de 40 años de carrera le han permitido acumular una sólida experiencia de negociación y de entrada en vigor de grandes contratos en Francia y en la exportación principalmente en los ámbitos del armamento y la seguridad, de la dirección de ingenieros, de la realización de grandes programas y de la práctica del Contract Management.

Resumen

Una guía que define los objetivos y el papel del Contract Management, describiendo las interfaces entre el Contract Management, los principales procesos operativos y los principales actores de los Proyectos y Programas de la Empresa y propone métodos, instrumentos, procedimientos y mejores prácticas de Contract Management.
Símbolo s

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Significado

Indica un punto clave

Indica una recomendación o una buena práctica

Indica un punto de atención
Capítulo I – Definición y presentación general del Contract Management
I NTRODUCCIÓN

Este capítulo:
Define el concepto de Contract Management,
Lista las principales áreas de actividad del Contract Management en la fase de Oferta o de Proyecto y en la fase de Programa,
Presenta la función de Contract Management y todos los actores relevantes en primer plano de los cuales el Contract Manager.
E L CONCEPTO DE C ONTRACT M ANAGEMENT

El siguiente diagrama muestra cómo se organizan las actividades de Contract Management para garantizar la gestión de los requisitos contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores para alcanzar los objetivos previstos.
Nota Bene :
Las actividades que forman parte del nivel 1 (Franja verde) son responsabilidad exclusiva del Programme Manager (PM) en fase de Programa y del Ingeniero Comercial en fase de Oferta o de Proyecto,
mientras que
las de los niveles 2, 3 y 4 (Banda Anaranjada) pueden ser delegadas por el Programme Manager o el Ingeniero Comercial (según que se esté en fase de Oferta o de Programa) total o parcialmente, a la función de Contract Management, a las entidades específicas de la Empresa o a la Dirección General para tareas que correspondan a su ámbito de responsabilidad, en función del tamaño de los Programas, de su complejidad y de la importancia de los riesgos asociados.
Figura 1: Actividades de Contract Management .
L AS ACTIVIDADES DEL C ONTRACT M ANAGEMENT
En la fase Programa, las actividades de Contract Management se definen de la siguiente manera:
La gestión de las obligaciones contractuales , desde la entrada en vigor del Contrato, se presenta en forma de un conjunto de documentos contractuales básicos (el Referencial Contractual o todo el Contrato y sólo el Contrato según el lema) que es necesario interpretar y administrar.
La gestión de riesgos y oportunidades vinculados a los compromisos contractuales y para los cuales es necesario un comportamiento fuertemente proactivo, con el objetivo de:
Mejorar la rentabilidad del Programa y evitar o minimizar las penalizaciones,
Crear y gestionar las oportunidades de enmienda contractual,
Preparar sin demora, en caso de problemas contractuales significativos que puedan dar lugar a un litigio o a un contencioso con un Socio, un Subcontratista o el Cliente, un expediente detallado a la atención de la Dirección Jurídica de la Empresa.
La gestión de los flujos de información en las tres categorías de actividad descritas en el diagrama del capítulo 3, es decir:
Gestión de la realización técnica e industrial, objeto del Contrato,
Gestión de las obligaciones contractuales,
Gestión de riesgos y oportunidades relacionados con los compromisos contractuales,
para formalizar los intercambios, hacer un seguimiento i mantener un registro claro de todos los acontecimientos.
En la fase de Oferta o fase de Proyecto es decir elaboración de la propuesta y negociación del Contrato, las actividades homólogas deben ser tratadas por el equipo encargado de la Oferta (Cf. Figura 1) , si es posible, con una distribución de roles similar a la de la fase de Programa.
Sin embargo, hay que señalar que durante la fase de Oferta o de Proyecto, la función de Contract Management se realiza en dos etapas:
Al recibir los documentos de la consulta o de la licitación, se realiza un análisis de los requisitos no técnicos expresados por el Cliente a partir del cual se deducen recomendaciones dirigidas al equipo encargado de la Oferta en cuanto al contenido de la respuesta de la Empresa a estos requisitos,
Durante las negociaciones, la función de Contract Management se ocupa de los puntos precisos identificados por el Responsable Comercial y verifica en particular la coherencia entre las cláusulas contractuales, el montaje contractual y las prestaciones propuestas, objeto del Contrato, eventualmente con la colaboración de juristas. Se lleva a cabo un análisis de los riesgos contractuales asumidos, así como de las oportunidades potenciales, durante las negociaciones, que forma parte integrante de esta función.
L A FUNCIÓN DE C ONTRACT M ANAGER
Independientemente de si se designa o no un Contract Manager, siempre hay actividades de Contract Management. Se reparten entre los miembros del equipo encargado de la Oferta y del equipo del Programa, es decir, el Responsable técnico e industrial de la Oferta, el Responsable Comercial, el Programme Manager, el Contract Manager, los representantes de entidades específicas como la Dirección Jurídica, la Dirección del Control de Exportaciones, la Dirección Técnica & Innovación, la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección de Compras y Relaciones con los Proveedores.
Es muy deseable que la distribución de las tareas y las interacciones entre los diferentes participantes (gestión, supervisión, organización, negociación) se adapte en función de la naturaleza (ámbito civil o defensa), del tamaño y la complejidad del Contrato y del tipo de Cliente (anglosajón, medio oriental, francés, asiático) y, por último, del tamaño de la Empresa y de su organización.
El Contract Manager es uno de estos protagonistas. Él o ella puede ser asignado(a) a tiempo completo a una Oferta o a un Programa considerado de importancia compleja o arriesgado para la Empresa, y en este caso, su función es coordinar todas las actividades de Contract Management. También puede formar parte de una organización específica de la Empresa (Task Force) encargada del apoyo al Responsable Comercial y al Programme Manager. Sin embargo, en ausencia de Contract Manager, el Responsable Comercial y más tarde el Programme Manager pueden realizar las actividades de Contract Management con el apoyo de especialistas y expertos contratados por las direcciones ad hoc de la Empresa, en su propio campo de experiencia (juristas, financieros…).
Basado en la definición de las actividades de Contract Management, el presente libro propone una tabla de asignación de responsabilidades entre los diferentes participantes. El capítulo 3 ofrece más detalles sobre la responsabilidad y el papel del Contract Manager cuando se designa explícitamente en un Proyecto o Programa.
Capítulo II – El Referencial Contractual
G ENERAL
Este capítulo:
Aclara también dónde se definen las obligaciones contractuales,
Propone una estructura arborescente de las obligaciones contractuales en once (11) categorías,
Enumera los principales requisitos y obligaciones contractuales y los clasifica en cada categoría.
D EFINICIÓN DE DATOS Y DOCUMENTOS CONTRACTUALES

Los datos y documentos contractuales se definen como sigue:
Los documentos aplicables, de acuerdo con el Contrato, generalmente llamado Referencial Contractual es decir:
Los propios Contratos: Contrato de venta, Contratos de subcontratación, Acuerdos con los Socios,
Todos los documentos requeridos por el Contrato: cláusulas técnicas, cláusulas administrativas, documentos diversos tales como plan de gestión, manual de aseguramiento de calidad, normas…
Los documentos relacionados del Contrato: Acuerdos intergubernamentales, Acuerdos de no divulgación (Non Disclosure Agreement en inglés), Código de Contratación Pública, Autorizaciones de exportación…
Los intercambios de información con el exterior que pueden comprometer la Empresa pero que también pueden ayudarla en caso de litigios es decir, transmisión de ficheros informáticos, mensaje de texto (SMS), tratamiento de datos, fax, correo y otros documentos como informes, facturas, notas, presentaciones, cartas de envío, cartas de acompañamiento…
Los documentos generados para la administración del Referencial Contractual que son documentos de gestión documental, de seguimiento de las evoluciones y de control de los datos.
Requisitos y obligaciones
Todos los datos y documentos contractuales mencionados anteriormente y, en particular, los documentos que constituyen el Referencial Contractual, definen los requisitos y obligaciones derivados de las cláusulas contractuales; se abordarán más detalladamente en los párrafos siguientes.
D ESGLOSE DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

Las obligaciones contractuales definidas en el Referencial Contractual pueden desglosarse en once categorías :
1) Obligaciones relativas a la descripción, las especificaciones, el enunciado de los trabajos : objeto del contrato, documentos aplicables, requisitos técnicos y requisitos de gestión, suministros o entregables contractuales tales como hardware, software, servicios, documentos, datos…
2) Obligaciones relativas a los precios , sus tipos: los precios fijos o revisables sujetos a la fórmula de variación en función de índices económicos, los pagos, los tipos de cambio, las fianzas y las garantías bancarias o las garantías avaladas por la empresa matriz, los créditos Comprador o los créditos Proveedor, las financiaciones compartidas, las obligaciones contables y las auditorias financieras…
3) Obligaciones relativas a las inspecciones , las aceptaciones (fechas, condiciones) y las entregas (condiciones, embalaje, protecciones, seguros, transporte, transferencia de propiedad y transferencia de riesgos, Incoterms…)…
4) Obligaciones relativas a la Propiedad Intelectual : propiedad y derechos de utilización de los resultados, tasas, transferencia de tecnología…
5) Obligaciones contractuales de tipo industrial: compensaciones directas e indirectas , cooperación , subcontratación local …
6) Obligaciones relativas a las licencias de exportación : Autorizaciones Previas, Autorización de Exportación de Material de Guerra, Certificados de No Reexportación, Reglamento de no proliferación…
7) Obligaciones relativas a la seguridad de defensa : clasificación y protección de datos, derechos de acceso a los sitios, transmisión de información…
8) Obligaciones relativas a la seguridad de las personas y de los bienes : transferencia de productos peligrosos, seguridad de los sistemas, cobertura de seguros…
9) Obligaciones relativas a las sanciones ,
10) Obligaciones en materia de reclamaciones y litigios ,
11) Otras obligaciones contractuales : ley aplicable, garantía, límites de responsabilidad, rescisión o terminación de Contrato, cesión de Contrato, cambios o modificaciones de los términos contractuales, lengua oficial, impuestos, tasas, cargas aduaneras, información y datos, equipos y materiales, medios y locales proporcionados por el Cliente para la realización del Contrato, declaraciones, certificaciones, REACH…
D ESCRIPCIÓN - E SPECIFICACIONES - D ETALLES DE LOS TRABAJOS

Los principales requisitos para la descripción , especificaciones y detalles de los trabajos (Scope o Statement Of Work en inglés) son:
Objeto del Contrato, plazos y fechas de entrega,
Lista de documentos aplicables: normas, referencia a las normas, especificación del sistema, especificación de gestión…
Requisitos técnicos, más o menos detallados en función del tamaño y la complejidad del Programa: actividades principales, prestaciones técnicas y operativas del sistema, producto o servicio que vaya a prestarse, así como los requisitos para la caracterización y verificación de dichos niveles de rendimiento…
Requisitos de ingeniería del sistema, incluyendo fiabilidad, capacidad de mantenimiento, ergonomía, compatibilidad electromagnética, capacidad de supervivencia, productividad, vulnerabilidad, análisis del valor, diseño a coste objetivo, gestión de la configuración, Apoyo Logístico Integrado…
Requisitos de gestión relacionados con la realización del Programa incluyendo aseguramiento de calidad, revisiones periódicas de avance, gestión de planificación, informes…
Requisitos en materia de pruebas y ensayos: pruebas de evaluación, ensayos operativos, modelos y maquetas…
Requisitos de formación: equipos, servicios…
Requisitos de apoyo: equipos de medición estándar o específicos, medios de manipulación, bancos de pruebas específicos y no específicos,
Requisitos de ejecución operacional in situ: puesta en marcha operativa de la obra: montaje, integración, verificaciones in situ, asistencia técnica in situ, construcciones nuevas, transformación de equipos operativos previamente existentes…
Requisitos para las instalaciones industriales: construcción, adaptación, ampliación de instalaciones industriales, adquisición o modernización de equipos industriales, mantenimiento de instalaciones…
Requisitos en materia de repuesto, reparaciones, mantenimiento operativo, mantenimiento en condiciones operativas,
La lista de los suministros de tipo material, software y servicios que deben ser entregados con su planificación asociada,
La lista de datos y documentos a suministrar contractualmente (Contract Data Requirement List en inglés), especificando el calendario de entrega, los destinatarios, el número de ejemplares. Estos datos se refieren a publicaciones técnicas, documentos de ingeniería, datos de gestión, datos logísticos,
La descripción y el formalismo de los datos a proporcionar contractualmente (Data Item Description en inglés) que especifican el contenido de los datos del Contrato en forma de resúmenes de documentos y contenido prescrito,
El archivado y almacenamiento de los documentos y datos bajo la responsabilidad del Cliente o bien delegados al industrial a cambio de una retribución.
P RECIOS - F ORMAS DE PRECIOS - F INANCIACIONES - O BLIGACIONES CONTABLES Y A UDITORIAS

Los requisitos en materia de precios , forma y tipo de precios , financiación , obligaciones contables y auditorias se refieren principalmente a:
Forma del precio: precio global, precio provisional con intereses, precio provisional con gastos controlados…
Fecha de las Condiciones Económicas (CE) en las que se basa el precio,
Tipo de precio (firme, revisable) y datos económicos de variación de precios (fórmula, índices, período de lectura),
Condiciones de pago: anticipos, condiciones de facturación y de pago de los lotes del Contrato, circuito de facturación…
Tipos de cambio: moneda de cuenta, moneda de pago, que pueden ser diferentes…
Las fianzas o garantías bancarias (Bank Guarantees en inglés) suscritas por la Empresa a petición del Cliente para los Contratos de exportación: fianza o garantía de Oferta suscrita en beneficio del Cliente, fianza de restitución de anticipo, fianzas de buena ejecución, fianza prevista en caso de que un Proveedor no respete sus obligaciones de garantía…
Los modos de financiación: crédito Comprador, crédito Proveedor, Crédito Documentario, otros medios de financiación…
Auditorias contables: obligaciones contables, cláusulas de control de costes a posteriori, aviso de precios a utilizar durante la negociación y/o después de la notificación del Contrato en caso de modificación…
I NSPECCIÓN , ACEPTACIÓN , ENTREGA

Los requisitos de inspección , aceptación y entrega se refieren a:
Inspección en fábrica: autoridad de control, acuerdo intergubernamental, normas aplicables…
Aceptación en fábrica y aceptación sitio: procedimientos de aceptación, manual de aceptación, métodos de aceptación, recursos y medios dedicados a las aceptaciones, resultados de pruebas y ensayos, plazos de aceptación, informe o acta de aceptación, convocatoria o carencia del Cliente a las aceptaciones…
Calificación o aprobación: expediente de aprobación, organismo de certificación,
Instalación en sitio: situación, inventario, plan, recursos, medios y acceso…
Entrega: modos de entrega, Incoterms aplicables, procedimiento de envío…
Envasado: proceso y condiciones de conservación, protección, etiquetado y envasado de los productos para evitar su deterioro durante su manipulación, envío o almacenamiento; requisitos de diseño, realización, incluido el marcado y la pintura; aceptación de los envases…
Transferencia de propiedad y de riesgo: condiciones, Incoterms aplicables…
R EQUISITOS CONTRACTUALES RELACIONADOS CON LA P ROPIEDAD I NTELECTUAL

Los requisitos contractuales especiales relativos a la Propiedad Intelectual se aplican principalmente a los Contratos de Investigación y Desarrollo.
Se refieren a:
La propiedad de los resultados del Contrato, derechos de Propiedad Intelectual derivados de la ejecución del Contrato - Foreground en inglés,
La utilización de los resultados en los Contratos de Investigación y Desarrollo: derecho de las partes a utilizar, comercializar, depositar, reproducir o modificar una licencia, lista de Foreground no financiado…
La utilización de una parte de los conocimientos adquiridos con anterioridad o en paralelo a la ejecución del Contrato – los conocimientos adquiridos antes de la ejecución del Contrato (Background) asociados a los conocimientos derivados de la ejecución del Contrato (Foreground) necesarios para la buena ejecución del Contrato – para permitir la utilización efectiva de los resultados del Contrato: lista de los derechos de propiedad anteriores de tecnología, condiciones jurídicas y financieras que condicionan su cesión al Cliente,
Los casos especiales de Contratos de estudio de software,
La protección del patrimonio: patentes, derechos de autor, copyright…
R EQUISITOS CONTRACTUALES DE TIPO INDUSTRIAL

Los requisitos contractuales de tipo industrial se refieren a:
Los montajes industriales en cooperación: corresponsabilidad de los Socios industriales frente a la entidad encargada del Programa, declinación de NDA (Acuerdo de No Divulgación o Non Disclosure Agreement en inglés), declinación del Memorando de Entendimiento (o Memorandum Of Understanding en inglés), Acuerdo de Colaboración (o Collaboration Agreement en inglés), Memorando de Acuerdo (o Memorandum Of Agreement en inglés)…
Las compensaciones: compromiso de compensaciones directas o indirectas, informes de avance, sanciones, entregas…
La subcontratación local: identificación y validación de los servicios subcontratados a la industria local…
La aprobación de Subcontratistas: nivel de subcontratación por debajo del cual no se requiere aprobación, criterios y plazos de aprobación, cambios de precios y plazos en caso de rechazo de un Subcontratista…
R EQUISITOS CONTRACTUALES DE TIPO AUTORIZACIÓN DE EXPORTACIÓN

Los requisitos contractuales para la obtención de licencias de exportación se refieren a:
Leyes y reglamentos vigentes sobre el control de las exportaciones y la no proliferación de armas:
reglamentaciones europeas: productos de doble uso civil y militar,
reglamentación francesa: exportaciones de material de guerra y similares,
reglamentación estadounidense: reexportación de tecnología americana, ITAR, EAR…


R EQUISITOS CONTRACTUALES DE SEGURIDAD DE DEFENSA

Los requisitos contractuales relativos a la seguridad de defensa se refieren a:
Requisitos de seguridad y normas de clasificación de la información relativa a los productos o a los propios productos: anexos de seguridad del Ministerio de Defensa, anexos de seguridad del Cliente…
Autorización del personal de la Empresa para trabajar en el Programa y autorización de los locales: niveles de habilitación, niveles de seguridad de los locales…
Obtención de permisos de visita y visados,
Acceso a establecimientos e instalaciones: aplicación de textos gubernamentales o bilaterales, derechos de inspección o aceptación relativos al personal del Cliente…
Transmisión de documentos durante la ejecución del Contrato: circuito de registro y marcado de documentos clasificados o confidenciales, circuito de validación, procedimiento de expedición de equipos y documentos clasificados, condiciones de desclasificación por la autoridad habilitada para hacerlo…


R EQUISITOS CONTRACTUALES DE SEGURIDAD DE LOS BIENES Y LAS PERSONAS

Los requisitos contractuales relativos a la seguridad de las personas y los bienes se refieren a:
Materiales peligrosos: identificación, seguridad de los materiales, condiciones para la transferencia de productos peligrosos a través de las fronteras,
La seguridad de los suministros del Contrato (sistemas, equipos, instalaciones, servicios) frente al Cliente, al personal de la Empresa y terceros en términos de peligro para las personas, ya sean directos o indirectos,
La implementación de contratos de seguros para cubrir los daños causados o sufridos por los trabajadores y/o por los representantes de la parte contratante,
El proceso de detección, identificación, control y eliminación de los peligros: estructura de seguridad, política de seguridad, revisiones de seguridad, gestión de la interfaz con los ámbitos de la calidad, la seguridad en el trabajo y el medio ambiente, controles e inspecciones, seguimiento y trazabilidad de incidentes, auditorias de seguridad, formación en materia de seguridad, …
R EQUISITOS CONTRACTUALES DE TIPO SANCIONES CONTRACTUALES

Los requisitos contractuales relativos a las sanciones se refieren a:
En particular, las condiciones que conducen a la penalización contractual ,
Límite máximo de las sanciones contractuales aplicable,
El porcentaje de penalización por día, semana o mes relativo a las penalizaciones por retraso en la entrega...

R EQUISITOS CONTRACTUALES DE GESTIÓN DE RECLAMACIONES Y LITIGIOS

Los puntos esenciales que se desarrollarán más adelante se refieren al procedimiento de solución de litigios y, más concretamente, a las normas de arbitraje, las modalidades de aplicación del arbitraje y las leyes aplicables (lugar, precedencia…).

O TRAS CLÁUSULAS CONTRACTUALES

Los puntos esenciales relativos a las demás cláusulas contractuales se refieren a:
La garantía técnica y más concretamente su punto de partida, su duración, su objeto (defectos o vicios ocultos, reparación, entrega de versión de software, actualización de stock de mantenimiento…), las condiciones de fin…
El límite de responsabilidad del titular del Contrato por daños causados: daños directos e indirectos,
La rescisión ( Termination en inglés) del Contrato y en particular las condiciones de rescisión, (por falta, por conveniencia,…), las indemnizaciones eventuales, los impactos detallados sobre los aspectos técnicos y la Propiedad Intelectual…
Las cláusulas relativas a los cambios o modificaciones de los términos contractuales, al procedimiento relativo a la presentación, el análisis, la negociación y la aplicación de todas las modificaciones: Orden de servicio sobre una provisión en curso, enmiendas al Contrato, Engineering Change Proposals…
El idioma oficial del Contrato según la ley, el idioma adoptado para los intercambios relativos a la ejecución del Contrato,
El régimen aduanero aplicable : modo de importación al Cliente, exenciones…
El régimen fiscal aplicable : tipo de contrato, impuestos a la entrada de los materiales en función de su origen, procedimientos de reembolso, conformidad de los anticipos y de las facturas comerciales con la ley del país, flujos financieros y modos de regularización con respecto a las autoridades fiscales locales, existencia de un convenio fiscal entre países, si no aplicación de las normas fiscales establecidas, obligaciones de orden fiscal…
Los equipos, la información y los locales puestos a disposición por el Cliente para la ejecución del Contrato sea Government Furnished Equipment (GFE), Government Furnished Informations (GFI) et Government Furnished Facilities (GFF) en inglés: listas, fechas y condiciones de puesta a disposición, responsabilidad en materia de toma a cargo del coste de los seguros y de los gastos de mantenimiento…
Declaraciones y certificaciones : preferencia por empresas o minorías particulares ( black empowerment en Sudáfrica por ejemplo), certificación de datos técnicos, certificación del lugar de trabajo, protección del medio ambiente, etc.
Capítulo III – Actividades recomendadas y buenas prácticas
Este capítulo enumera todas las actividades recomendadas y buenas prácticas asociadas en el proceso de gestión de las relaciones contractuales entre la Empresa, su Cliente, sus Socios y sus Proveedores.
Estas actividades permitirán, para todos los requisitos enumerados en el capítulo 2:
El establecimiento, mantenimiento y gestión de la base de datos y los documentos contractuales,
La gestión del buen desarrollo del Contrato y la resolución de las dificultades encontradas en su ejecución.
Se basan en buenas prácticas, que se recomienda encarecidamente que se compartan y se utilicen ampliamente en la Empresa, que:
tienen como objetivo mejorar el proceso de gestión del Contrato en un ámbito dado,
pueden describirse en términos de actividades y responsabilidades,
a menudo se basan en un método o herramienta, por ejemplo una lista de comprobación,
conducen a un suministro verificable, por ejemplo, un documento, una decisión razonada, etc.
Las prácticas y actividades relacionadas pueden dividirse en tres categorías principales, descritas en los párrafos siguientes y estructuradas de acuerdo con el diagrama que figura a continuación.

Figura 2: Prácticas recomendadas
P RESENTACIÓN GENERAL

El objetivo de las actividades de gestión de las obligaciones contractuales es garantizar que los compromisos contractuales sean pertinentes y coherentes y, en última instancia, garantizar la estricta conformidad de las actividades realizadas con dichos compromisos.
Se dividen en tres categorías:
1) Elaboración del Referencial Contractual durante la fase de negociación y, a más tardar, antes de la reunión de lanzamiento del Programa - Referencial Contractual = los propios Contratos, los documentos llamados por los Contratos y los documentos anexos que acompañan a los Contratos,
2) Administración de este Referencial Contractual durante toda la duración del Programa,
3) Interpretación y control de las obligaciones contractuales durante toda la duración del Programa, incluidos los períodos de garantía y otras obligaciones que no se extinguen con la entrega final.
El objetivo de la gestión de los riesgos y de las oportunidades en relación con las obligaciones contractuales, frente a las cuales se exige una actitud altamente proactiva, es contribuir a la mejora de la rentabilidad del Contrato y a la seguridad de la posición contractual de la Empresa, en particular cuando surja un problema contractual significativo que pueda conducir a un contencioso con el Cliente, con los Subcontratistas y Proveedores o con los Socios. Esto implica la aplicación de cuatro prácticas:
1) Identificación, evaluación y gestión de riesgos y oportunidades en relación con las diferentes obligaciones contractuales,
2) Establecimiento y gestión de cláusulas contractuales adicionales,
3) Gestión de las sanciones contractuales,
4) Gestión de litigios que puedan dar lugar a litigios.

Cada intercambio de correspondencia con el exterior de la Empresa, ya sea el Cliente, los Subcontratistas, los Socios, es por naturaleza contractual. Por lo tanto, debe mantenerse un registro de todos estos intercambios para poder probar que un documento ha llegado o ha salido, para poder localizar rápidamente el documento y poder autenticar a su autor.
Los flujos de información se refieren esencialmente a los datos y ficheros transmitidos por los Sistemas de Información (SI) , los fax, los correos y otros documentos: cartas, mensajes de texto, informes, facturas, presentaciones, balances financieros, cartas de envío,…
La gestión de los flujos de información entre los participantes en el marco específico de la gestión de la ejecución industrial del Contrato, de las obligaciones contractuales y de los riesgos y oportunidades en relación con los compromisos contractuales implica la aplicación de tres prácticas:
1) Organización de los flujos de información,
2) Formalización de los intercambios,
3) Supervisión y control de los intercambios contractuales.

G ESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES
Elaboración del Referencial Contractual

La siguiente lista presenta las buenas prácticas recomendadas en el proceso de elaboración del Referencial Contractual durante la fase de negociación y no más tarde del inicio del Programa.
a) En la fase de Proyecto, se recomienda encarecidamente comprobar la conformidad de la Oferta con la normativa vigente desde el punto de vista contractual: proceso de selección, obligaciones de control de costes, obligaciones de auditoria de costes, reglamentación de los contratos públicos aplicables del país comprador,…
A tal efecto, es esencial, con ocasión de la elaboración de la Oferta y durante su negociación, dominar las técnicas de adquisición y las reglamentaciones vigentes en el país comprador, conocer todos los acuerdos existentes previamente entre la Administración del país comprador y la Administración francesa o del país de donde se emite la Oferta de la Empresa.
En lo que respecta a las técnicas de adquisición, puede darse el caso de un procedimiento de selección basado únicamente en la licitación, por lo que sólo se recurre a la entrega de un precio global (no detallado en términos de costes provisionales más margen), o que, por el contrario, requieran una Oferta detallada basada en los costes provisionales.
Con algunos Clientes (Dirección General de Armamento francés, Departamento de Defensa estadounidense,…), el Proveedor tiene la obligación de comunicar los costes provisionales detallados incluso en el marco de un procedimiento de licitación. En este último caso, hay que saber que los acuerdos (Memorandum Of Understanding - MOU) firmados por Francia con la mayoría de los ministerios de defensa occidentales estipulan:
Que las propuestas del vendedor se construyen de acuerdo con las reglas establecidas por su propia Administración Nacional,
Que los anuncios de precios serán efectuados por la Administración francesa a petición y por cuenta de la Administración extranjera.
Las cláusulas contractuales se negocian teniendo en cuenta la regulación de los Contratos Públicos del estado comprador. Sin embargo, algunas cláusulas deben negociarse sobre la base de acuerdos preexistentes entre la Administración del país comprador y la Administración del país vendedor al que pertenece la Empresa.
Estos acuerdos recíprocos se refieren en particular a las cláusulas de control de costes, de vigilancia industrial y de seguridad. Para la aplicación de estas cláusulas, la Administración del país del vendedor actúa en nombre de la Administración del país del comprador. Las interfaces necesarias con la Dirección General de Armamento francesa, para la aplicación de estos acuerdos de reciprocidad, son gestionadas por la Dirección Jurídica de la Empresa.
b) En la fase de Proyecto y en cualquier caso a más tardar en el momento del inicio del Programa, se recomienda encarecidamente que se garantice la coherencia general entre todos los datos y documentos contractuales por lo que se refiere a las prestaciones propuestas, a los arreglos contractuales y a las cláusulas, así como a los aspectos administrativos, legales y financieros.
Un análisis de este tipo debe realizarse con la participación de todos los actores implicados en la Oferta. Esto requiere un enfoque organizado y estructurado, utilizando por ejemplo listas de comprobación de los distintos compromisos frecuentemente estipulados en los Contratos.
Los resultados del análisis se expresarán en forma de una matriz que muestre las relaciones entre las diferentes cláusulas y suministros y ponga de relieve los posibles problemas.



c) En la fase de Proyecto y durante el desarrollo del Programa, se recomienda asegurarse de la repercusión (flow down en inglés) de determinadas cláusulas del Contrato principal y sus enmiendas a los subcontratistas seleccionados .
En todos los casos, deberá enviarse copia del Contrato a la Dirección de Compras y Relaciones con los Proveedores para que pueda familiarizarse con las cláusulas para poder repercutirlas total o parcialmente a los Subcontratistas. Si se designa un Contract Manager de Compra, es, por supuesto, su papel. Las cláusulas que deben repercutirse prioritariamente se refieren a:
Aspectos técnicos y de gestión: especificaciones, pliego de condiciones, alcance de los trabajos, lista de datos y documentos a proporcionar contractualmente, suministros, plazos, gestión de la calidad, vigilancia industrial, informe de situación,…
Aspectos financieros: tipo de precio, divisas, condiciones de pago si es posible con una cláusula de If and When, auditorias a priori y a posteriori,...
Aspectos contractuales generales: penalizaciones asegurándose de que las bases de cálculo sean coherentes entre el Contrato principal y el Contrato de subcontratación, litigios, garantías, rescisión,…
Entregas y aceptaciones: condiciones de aceptación, condiciones de entrega, embalaje, transferencia de propiedad, transferencia de riesgos,…
Compensaciones (Offset en Inglés): cláusulas de valoración,
Autorizaciones de exportación: Autorizaciones Previas (AP), Autorización de Exportación de Material de Guerra (AEMG) en Francia, International Traffic in Arms Regulations (ITAR), Export Administration Regulations (EAR) en los Estados Unidos, …
Requisitos de seguridad de defensa,
Propiedad Intelectual: cláusulas relativas a la utilización de los resultados esencialmente en el caso del Contrato de Investigación y Desarrollo,…
Se podrán hacer recomendaciones adicionales si el Contrato Básico se firma con un Cliente Público extranjero: aplicación de Memorandum Of Understanding (MOU) de reciprocidad, por ejemplo.
d) En la fase de Proyecto y en cualquier caso a más tardar en el momento del inicio del Programa se recomienda encarecidamente asegurarse de que las diferentes obligaciones contractuales son aceptables y entendidas de la misma manera por el Cliente y la Empresa .
Este proceso iterativo se establece durante la negociación de las diferentes cláusulas del Contrato con el fin de obtener el mejor compromiso aceptable tanto por parte del Cliente como por parte de la Empresa. Recomendaciones detalladas para todos los tipos de obligaciones que se encuentran con más frecuencia en un Contrato se presentarán en los capítulos siguientes.
Una vez firmado el Contrato, se recomienda una o más sesiones de lectura conjunta con el Cliente para garantizar que el texto final refleje con precisión el resultado de las negociaciones.
e) Durante el inicio del Programa, se recomienda analizar e identificar de la manera más explícita posible las obligaciones derivadas de las cláusulas contractuales frente al Cliente, los Socios y los Subcontratistas.
Una vez firmado el Contrato con el Cliente, las diferentes obligaciones contractuales deben asignarse a las entidades operativas encargadas de la realización de los lotes de tareas y a las direcciones funcionales que aporten su experiencia en los diversos ámbitos jurídico, financiero, calidad para garantizar la ejecución más coherente y eficaz posible del Contrato.
El personal operativo a cargo de la ejecución del Contrato no solo debe tener las cláusulas del Contrato que definen los servicios que deben realizar, sino que también debe tener las cláusulas de tipo penalizaciones que penalizan los retrasos o las no conformidades de los artículos (productos y servicios) cuyo logro se les ha asignado.
Los departamentos funcionales en cuestión (departamento legal, departamento administrativo y financiero, departamento de compras y relaciones con proveedores, etc.) operan en sus propias áreas de especialización de acuerdo con las disposiciones y la organización de la Empresa.
Administración del Referencial Contractual

La siguiente lista presenta las mejores prácticas recomendadas para garantizar la administración del Referencial Contractual durante la ejecución del Programa.
Incluso si estas prácticas solo toman realmente su importancia para Programas complejos o para Programas de tamaño sustancial con una gran cantidad de partes interesadas internas, pero también partes interesadas del lado del Cliente y Socios, se recomiendan para todos los demás tipos de Programas menos complejos o más pequeños. Su magnitud depende en gran medida de la naturaleza y el grado de sofisticación de los requisitos del Cliente, el contexto del Proyecto o Programa (montos, riesgos financieros) y del nivel de estandarización del sistema, productos o servicios ofrecidos.
a) En conjunto con los departamentos funcionales relevantes, se recomienda mantener los documentos actualizados en relación con el Contrato y sus cláusulas, con los acuerdos de asociación y también con los Subcontratos.
La gestión centralizada del Referencial Contractual se aconseja en forma desmaterializada y también en papel. Se recomienda encarecidamente la Gestión Electrónica de Documentos (GED) con una base de datos de contratos legal (Contract Database en inglés) gestionada a nivel de Empresa.
Para Programas complejos, un buen método es sintetizar el Referencial Contractual en forma de resumen documentado o una base de datos que incluye todos los requisitos contractuales: descripción técnica, alcance del trabajo (Scope Of Work en inglés), lista de suministros (Scope Of Supply en inglés), suministros documentales, plazos, planificación, estructura arborescente de materiales y servicios (Work Breakdown Structure en inglés), requisitos de costo, margen y financiación, requisitos de seguridad del personal, requisitos de seguridad, requisitos de aceptación, requisitos de entrega …). Cualquier modificación o adición al Referencia Contractual se refleja y rastrea en este documento o en esta Base de Datos que, como todos los documentos del Programa, se administra en la gestión de la configuración.
b) Se recomienda garantizar la trazabilidad de los cambios realizados en el Referencial Contractual, es decir, los Contratos y sus propias cláusulas adicionales, los documentos solicitados por el Contrato y los documentos relacionados.
Es una buena práctica mantener un panel de actualización (Change Status Log en inglés) que para cada cambio realizado en las obligaciones contractuales, acuerdos de asociación y Subcontratos, incluye al menos la siguiente información:
Descripción de los cambios: evolución, derogación, modificaciones contractuales....
Registro de cambio o el estado de evolución: propuestas en la etapa de análisis, en negociaciones, en la fase de aprobación…
Impacto de los cambios realizados en las obligaciones contractuales y en la ejecución del Programa,
Responsabilidades en el proceso de gestión y control de cambios frente al Cliente, Socios y Proveedores,
Acuse de recibo,
Acciones necesarias para resolver un problema o cerrar un tema,
Fechas previstas para la finalización de las acciones.
c) Se recomienda informar a todo el equipo del Proyecto o Programa sin demora de los cambios realizados en el Referencial Contractual, ya sea con respecto al Cliente, Socios o Subcontratistas.
Independientemente del tamaño del Proyecto o Programa, es una buena práctica informar al equipo del Proyecto o Programa utilizando notas o correos electrónicos firmados por el Pr

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