Les réunions assistées par informatique

Pablo Santamaria

Description

Les méthodes d'animation de réunion n'ont pas beaucoup évolué ces dernières années. L'ouvrage Les réunions assistées par informatique présente plusieurs innovations et opportunités de ruptures basées sur les cartes d'idées (réunions vivantes et animées avec des comptes rendus structurés, fiables, immédiats, colorés, partagés, interactifs).
Plusieurs types de réunions ont été choisis pour illustrer ces possibilités comme les réunions de services, la réalisation d'enquêtes, les démarches GPEC ou la gestion de projet. Tous les responsables concernés par l'animation de réunion trouveront les réponses à leurs questions :
Quels sont les éléments structurants des réunions ? Quelle est la méthode d'animation à retenir en fonction des objectifs fixés ? Quels outils doivent être utilisés en priorité ? Quels sont les principes de base du mind-mapping ? Comment utiliser les cartes d'idées en animation de réunion et quels sont les pièges à éviter ?
Les réunions assistées par informatique propose une comparaison des principaux outils de mind-mapping issus de logiciels libres ou commerciaux, de versions spécifiques web 2.0 de modules dédiés à l'iPhone.
Introduction. Chapitre 1. Nouvelles technologies, nouvelles réunions. Chapitre 2. Les éléments structurants des réunions. Chapitre 3. Le panorama des méthodes et outils. Chapitre 4. Les cartes d'idées : la théorie, les concepts. Chapitre 5. Les cartes d'idées : papier ou informatique ? Chapitre 6. Utilisation des cartes d'idées en réunion. Chapitre 7. Exemples de cartes d'idées dans des projets en entreprise. Chapitre 8. Les outils de mind-mapping. Conclusion. Bibliographie. Marques citées.

Sujets

• Multimédia
• Informatique

Informations

• Publié par: Hermès - Editions Lavoisier
• Date de parution: 17 mars 2010
• Nombre de lectures: 23
• EAN13: 9782746240872
• Langue: Français
• Poids de l'ouvrage: 8 Mo

Extrait

Les réunions assistées par informatique

Je souhaite remercier tous les partenaires et toutes les entreprises qui nous ont fait confiance et nous ont permis de tester de nouvelles méthodes d'animation. Merci à Marie-Madeleine et Nicolas pour leurs observations avisées et leurs relectures attentives, à Claude pour ses illustrations. Merci par avance aux lecteurs qui prendront le temps de venir donner leur avis et commenter le contenu de ce livre sur le site dédié à cet effet :

www.pablosantamaria.net

© LAVOISIER, 2010 LAVOISIER 11, rue Lavoisier 75008 Paris www.hermes-science.com www.lavoisier.fr ISBN 978-2-7462-2524-4 ISSN 1635-7361 Le Code de la propriété intellectuelle n'autorisant, aux termes de l'article L. 122-5, d'une part, que les "copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective" et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration, "toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite" (article L. 122-4). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. Tous les noms de sociétés ou de produits cités dans cet ouvrage sont utilisés à des fins d’identification et sont des marques de leurs détenteurs respectifs. Printed and bound in England by Antony Rowe Ltd, Chippenham, March 2010.

Les réunions assistées par informatique l’apport du mind-mapping Pablo Santamaria

C OLLECTIONS SOUS LA DIRECTION DE N ICOLAS M ANSON

Collection Management et Informatique

Collection Etudes et Logiciels Informatiques

Collection Nouvelles Technologies Informatiques Collection Synthèses Informatiques CNAM La liste des titres de chaque collection se trouve en fin d’ouvrage.

T ABLE DES MATIÈRES

Introduction11. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 1. Nouvelles technologies, nouvelles réunions17. . . . . . . . .  . 1.1. Structurer les idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.2. Compte-rendu unique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.3. Compte-rendu conforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.4. Compte-rendu immédiat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Chapitre 2. Les éléments structurants des réunions25 . . . . . . . . . . . . 2.1. Les quatre grandes fonctions des réunions . . . . . . . . . . . . . . . 26 2.1.1. Partager des informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.1.2. Trouver de nouvelles idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.1.3. Structurer des idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.1.4. Dégager les consensus et les dissensions . . . . . . . . . . . . . 28 2.2. Les actions des participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.2.1. Ecouter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.2.2. Regarder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 2.2.3. Ecrire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 2.2.4. Parler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 2.2.5. Réfléchir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 2.2.6. Faire tout à fait autre chose… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 2.3. Les types d’informations traitées en réunion . . . . . . . . . . . . . . 40 2.3.1. Les faits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 2.3.2. Les sentiments et opinions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 2.3.3. Les connaissances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

6

Les réunions assistées par informatique

2.3.4. Les projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.5. Les problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.6. Les informations structurées et données complexes . . . . 2.4. Les facteurs à prendre en compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1. Local / distant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.2. Synchrone / asynchrone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.3. Nombre de participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5. Les cinq méthodes génériques d’animation . . . . . . . . . . . . . 2.5.1. Exposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.2. Tour de table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.3. Créativité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.4. Mosaïque des idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.5. Sondage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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45 46 47 48 48 49 50 51 52 53 54 57 59

Chapitre 3. Le panorama des méthodes et outils. . . . . . . . . . . . . . . 63 3.1. Les outils « manuels » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.1.1. Tableau blanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 3.1.2.Paper-board. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 65 3.1.3. Papier et Post-It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 3.1.4. Rétroprojecteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 3.2. Les outils informatiques classiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 3.2.1. Tableau photocopiable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 3.2.2. Vidéoprojecteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 3.2.3. Outils bureautiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.2.4. Visioconférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 3.2.5. Tableau blanc interactif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 3.2.6. Forum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 3.2.7. Messagerie instantanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 3.3. Les questionnaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 3.3.1. Abaque de Régnier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 3.3.2. Questionnaire en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 3.3.3. Boitiers radios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 3.4. Les inclassables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3.4.1. Blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3.4.2. Wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 3.4.3. Réseau social. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Table des matières7

Chapitre 4. Les cartes d’idées : la théorie, les concepts89 . . . . . . . . . . 4.1. Les principes dumind-mapping. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 89 4.1.1. Premier principe : présentation arborescente . . . . . . . . . . . 90 4.1.2. Second principe : les images et les couleurs . . . . . . . . . . . 94 4.2. L’historique dumind-mapping96. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3. Cartes heuristiques ouconcept-map? . 99. . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4. Un gain de productivité personnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Chapitre 5. Les cartes d’idées : papier ou informatique ? . . . . . . . 107 5.1. De multiples qualités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 5.1.1. Structurer les idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 5.1.2. Compte-rendu unique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 5.1.3. Compte-rendu conforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 5.1.4. Compte-rendu immédiat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 5.2. Les éléments de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 5.2.1. Le titre de carte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 5.2.2. Les branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 5.2.3. Les titres de branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 5.2.4. Les images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 5.2.5. Les liens entre branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 5.2.6. Les codes ou symboles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 5.2.7. Les notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 5.2.8. Liens hypertexte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 5.3. Les avantages de l’informatique sur le papier . . . . . . . . . . . . 124 5.3.1. Déplier, replier les branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 5.3.2. Filtrer les informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 5.3.3. Diffuser sous différentes formes . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 5.3.4. Importer des informations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Chapitre 6. Utilisation des cartes d’idées en réunion131. . . . . . . . . . . 6.1. Les types d’informations des réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 6.2. Les quatre grandes fonctions des réunions . . . . . . . . . . . . . . 133 6.3. Les cinq méthodes génériques d’animation . . . . . . . . . . . . . . 135 6.4. Les actions des participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 6.5. L’utilisation face au groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 6.6. Ecouter plutôt que préparer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 6.7. Les règles d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 6.8. La co-animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

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Les réunions assistées par informatique

6.9. Partager les cartes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 6.10. Le compte-rendu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Chapitre 7. Exemples de cartes d’idées dans des projets en entreprise155. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1. Les réunions de service, les comités de direction . . . . . . . . . . 155 7.1.1. Les réunions « validation » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 7.1.2. Les réunions « participation » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 7.2. Les enquêtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 7.2.1. Le lancement du projet, le suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 7.2.2. La création du questionnaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 7.2.3. La diffusion des résultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 7.3. Les démarches GPEC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 7.3.1. Les modèles de structures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 7.3.2. La validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 7.3.3. L’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 7.4. La gestion de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 7.4.1. La préparation du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 7.4.2. Le suivi du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Chapitre 8. Les outils demind-mapping187. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1. MindManager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 8.1.1. L’historique des versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 8.1.2. Les modes spécifiques aux réunions . . . . . . . . . . . . . . . 192 8.1.3. Le travail sur les cartes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 8.1.4. La collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 8.2. FreeMind et FreePlane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 8.2.1. Le travail sur les cartes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 8.2.2. L’utilisation en réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 8.2.3. La collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 8.3. Quelques autres produits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 8.3.1. iMindMap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 8.3.2. Mindomo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 8.3.3. MindGenius . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 8.3.4. MindMeister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 8.3.5. NovaMind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 8.3.6. SimpleMind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 8.3.7. TheBrain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215