Rédaction de courriels efficaces, suivi de Rédiger avec concision
109 pages
Français

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Rédaction de courriels efficaces, suivi de Rédiger avec concision , livre ebook

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Description

Dans notre monde moderne, savoir écrire par courriel est devenu un art que tous les employés doivent désormais maîtriser… en plus du reste! Ce livre vous fait part des trucs et des astuces qui vous aideront dans les moments où vous aurez à rédiger (rapidement) des courriels.

Sujets

Informations

Publié par
Date de parution 04 novembre 2011
Nombre de lectures 28
EAN13 9782760531444
Langue Français

Informations légales : prix de location à la page 0,0032€. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

Exrait

Vous désirez avoir de l’information à la fine pointe de votrechamp d’action, mais vous ne disposez que de peu de temps? Lesauteurs de la collection PratiCom ont tenu compte des exigencesde votre situation dans la rédaction de leurs ouvrages.
Des spécialistes en communication répondent aux questionsimmédiates des décideurs dans leurs actions quotidiennes etleur planification stratégique. Présentés de façon concise, cesouvrages peuvent être lus et relus comme une réflexion à moyenterme ou consultés comme une solution urgente à court terme.
 
Presses de l’Université du Québec
Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450, Québec (Québec) G1V 2M2
Téléphone: 418 657-4399 − Télécopieur: 418 657-2096
Courriel: puq@puq.ca − Internet: www.puq.ca
Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada

Armand, Nathalène, 1970-
Rédaction de courriels efficaces; suivi de, Rédiger avec concision
(PRATICOM)
Comprend des réf. bibliogr.

ISBN 978-2-7605-3142-0 ISBN EPUB 978-2-7605-3144-4

1. Courrier électronique. 2. Correspondance commerciale. 3. Style commercial.
I. Titre. II. Titre: Rédiger avec concision. III. Collection: PRATICOM.
HE7551. A752011 384.3'4 C2011-941331-0

Les Presses de l’Université du Québec reconnaissent l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Fonds du livre du Canada et du Conseil des Arts du Canada pour leurs activités d’édition.

Elles remercient également la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) pour son soutien financier.

Mise en pages: I NTERSCRIPT
Couverture – Conception: R ICHARD H ODGSON

2011-1.1 –  Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés
© 2011, Presses de l’Université du Québec

Dépôt légal – 3 e trimestre 2011 – Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Bibliothèque et Archives Canada – Imprimé au Canada
PRÉFACE
C omme le mentionne le proverbe latin « Verba volant , scripta manent »,les paroles s’envolent, les écrits restent. Occupant maintenant une placeimportante dans la vie quotidienne, le courriel n’échappe pas à cetteréalité. En effet, après le téléphone fixe (ou résidentiel), le courriel estle deuxième mode privilégié des Québécois pour communiquer avecleurs proches. Selon l’enquête annuelle NETendances 2010 du CEFRIO,53,3% des adultes québécois utilisent principalement le courriel pourcommuniquer avec leur famille ou leurs amis. C’est aussi un Québécoissur trois – ou 34,9% des adultes du Québec – qui favorise le courrieldans le cadre de son travail. Ce mode de communication devance mêmel’utilisation du cellulaire (24,1%) ou des messages textes (5,7%).
Depuis 2001 au Québec, la loi concernant les technologies del’information est venue confirmer que l’écrit sur support électroniquea la même force devant les tribunaux que l’écrit sur support papier.C’est dire à quel point le courriel a gagné du galon en peu de temps;nous devons y accorder une grande importance.
L’écriture d’un courriel doit cependant suivre certaines règlesd’usage pour être efficace. Qu’elles soient de nature personnelle ouprofessionnelle, les communications par courriels doivent être clairespour le destinataire pour qu’il puisse à son tour y répondre à notresatisfaction.
Ce livre écrit par la formatrice Nathalène Armand se veut un guidepratique destiné à tous ceux et celles qui souhaitent écrire des courrielsplus efficaces. Dans un style simple et accessible, il regorge de conseilsjudicieux et pertinents sur l’art de bien écrire ses courriels. Du ton et dustyle d’écriture à privilégier en fonction du destinataire, en passant parles meilleures formules d’introduction et de salutations à utiliser, il se voitaussi enrichi d’une liste d’outils Web et des principaux pièges à éviter.
Le style de l’auteure en fait un livre facile à lire et qui, j’en suiscertaine, saura vous aider à améliorer votre écriture de courriels commeil m’a aidée grâce aux nombreuses techniques de rédaction éprouvéesqu’il propose.
Je souhaite une bonne lecture à tous.
Claire Bourget, MBA
Directrice de la recherche marketing
CEFRIO
Juillet 2011
Enseigner est la meilleure façon d’apprendre.
Nathalène Armand
Table des matières
Couverture
Copyright
PRÉFACE
Dédicace
Table des matières
PARTIE 1 - RÉDIGER DES COURRIELS EFFICACES
CHAPITRE 1 - CHOISIR SON STYLE EN FONCTION DU DESTINATAIRE
CHAPITRE 2 - RÉDIGER EN FONCTION DU MESSAGE, SELON LE TON
DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS
PASSAGE DʼUNE COMMANDE
INVITATION, BONS COUPS, ÉVÉNEMENTS HEUREUX, REMERCIEMENTS
Invitation
Bons coups
Événements heureux
Remerciements
LE COURRIEL MARKETING
Lʼinvasion des pourriels…
CLIMAT TENDU, POINTS À FAIRE VALOIR, INSATISFACTION
CONVOCATION À UNE RÉUNION, AVIS DE NOMINATION, RAPPEL
Convocation à une réunion
Avis de nomination
Lʼusage du courriel au travail
Rappel
CONFIRMER
QUESTION DʼHUMOUR…
CHAPITRE 3 - MAXIMISER LE POTENTIEL DE RÉCEPTIVITÉ
LʼOBJET DU MESSAGE
CLARTÉ DE LA DISPOSITION
LONGUEUR DU MESSAGE
LES PUCES
LES SOUS-TITRES
LES POINTS DʼEXCLAMATION
TAILLE ET COULEUR DES CARACTÈRES
Trop petit…
Trop gros…
POLICES INAPPROPRIÉES
AVEZ-VOUS DU STYLE?
Lʼinvasion des courriels…
LA COULEUR
LES FONDS DʼÉCRAN
SOIGNER LʼORTHOGRAPHE, CHOISIR LE VOCABULAIRE, ÉVITER LES ANGLICISMES
DÉCOUVRIR SANS TROP SOUFFRIR!
VÉRIFIER LʼINFORMATION AU PRÉALABLE
SʼINFORMER DE LA VERSION DU LOGICIEL UTILISÉE
ANTICIPER LES EFFETS POSSIBLES OU PROBABLES DU COURRIEL EN SITUATION DÉLICATE, CHOISIR LE MOMENT STRATÉGIQUE
CHAPITRE 4 - STRUCTURER EFFICACEMENT LE CONTENU
LOGIQUE DE RÉDACTION, ORGANISATION DES IDÉES
DÉCLINER UNE OFFRE
CHAPITRE 5 - FORMULES D’INTRODUCTION ET DE SALUTATIONS ADAPTÉES
Formules de conclusion marketing
Formules de conclusion en cas de refus
Formules de conclusion en cas dʼerreur
LES BINETTES
SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Ma signature ne sʼaffiche pas lorsque je réponds à un courriel!
CHAPITRE 6 - TECHNIQUES ÉPROUVÉES
LES VERBES DʼACTION
LA DISCUSSION
LES MANUELS ET LES GUIDES
COURRIELS BILINGUES
JOINDRE UN FICHIER: COMMENT LʼANNONCER DANS LE COURRIEL
Joindre un fichier
Joindre un lien réseau
VÉRIFIEZ LE POIDS DU FICHIER
REDIRIGER UN COURRIEL: QUOI FAIRE POUR RENDRE LʼACTION EFFICACE
GÉRER SES COURRIELS: CRÉATION DE DOSSIERS FONCTIONNELS
CHAPITRE 7 - PIÈGES À ÉVITER… ET TRUCS DU MÉTIER
MAL GÉRER SON TEMPS DE RÉDACTION ET ESCAMOTER LE TEMPS DE RÉVISION…
Trucs et astuces
PRENDRE UN RISQUE, NE PAS VÉRIFIER ET COMPROMETTRE SA CRÉDIBILITÉ…
Trucs et astuces
SURVIVRE À UNE ERREUR… APPRENDRE
Date erronée: vous vous apercevez que le 12 juillet est un samedi!
BLAGUES ET VIRUS…
LES CHAÎNES DE LETTRES
QUʼEST-CE QUE LA NÉTIQUETTE?
RESPECT DE LA NÉTIQUETTE… QUELQUES EXEMPLES
Citer un collègue
Coincé dans le temps?
Quelle heure est-il?
Vous vous absentez?
QUI ET QUAND METTRE EN C. C.?
LA LISTE DʼENVOI
GESTIONNAIRES DE PROJETS, FONCTION C.C. ET ENVOIS RÉCURRENTS
ERREUR DE DESTINATAIRE
CHAPITRE 8 - OUTILS ET SITES WEB UTILES
UTILISER LES RESSOURCES DISPONIBLES À LʼINTERNE
Le correcteur
Les dictionnaires
Les collègues
Le Centre de documentation
SʼOUTILLER POUR MIEUX ÉCRIRE
Antidote
Le Multidictionnaire
La nouvelle grammaire en tableaux
Le Ramat de la typographie
SITES À AJOUTER À SES FAVORIS
ANNEXE - Courriels anglais
WRITING TIPS
COMMON MISTAKES
PARTIE 2 - RÉDIGER AVEC CONCISION
FACILE, LA CONCISION
LES TECHNIQUES DE CONCISION
Faire des phrases courtes
Utiliser des verbes évocateurs
Structurer sa pensée
Repérer les propositions subordonnées relatives
Travailler avec les outils
Couper le mot de trop
Supprimer les répétitions
Se servir de la ponctuation
Retravailler ses textes
Célébrer ses réussites
LES SEPT RÉALITÉS DU RÉDACTEUR
LES SEPT ÉTAPES DE LA RÉDACTION
LES FICHES PRATIQUES
LES RÉPONSES AUX EXERCICES
LES OUVRAGES DE RÉFÉRENCE
LʼAUTEURE
Même collection
Quatrième de couverture
PARTIE 1
RÉDIGER DES COURRIELS EFFICACES

RÉDIGER N'EST PAS CHOSE FACILE

S i l’écriture est votre matière forte, il est évident que, pour vous, rédiger des courriels qui traduisent ce que vous voulez vraiment dire fait partie de vos aptitudes courantes.
Par le passé, dans les entreprises, les communications (lettres, suivis, demandes) étaient écrites par les adjointes. L’arrivée des logiciels de messagerie a changé bien des choses pour bien des gens. Du jour au lendemain, les employés de tous les secteurs se sont retrouvés avec un outil de communication qui demandait une habileté supplémentaire: savoir rédiger vite et bien. Quel que soit votre domaine (technologies de l’information, finances, actuariat, administration, service à la clientèle, assurances), en plus d’être qualifié dans ce que vous faites, vous devez également être en mesure de communiquer efficacement par écrit, d’échanger des messages, de transmettre de l’information, d’effectuer vos propres suivis…
L’objectif de ce livre n’est pas ici de faire de vous des hommes ou des femmes de lettres, mais bien de partager des trucs et des astuces pour vous aider dans les moments où vous aurez à rédiger (rapidement) vos courriels. C’est bien connu: les paroles s’envolent, mais les écrits restent. Chaque message envoyé est le reflet de votre image professionnelle, tout comme celle de l’entreprise qui vous emploie.
Dans notre monde moderne, savoir écrire par courriel est devenu un art que tous les employés doivent désormais maîtriser… en plus du reste!

NOTE: Les exemples de courriels dans ce manuel sont des courriels qui ont circulé en entreprises au cours des sept dernières années.
CHAPITRE 1
CHOISIR SON STYLE
EN FONCTION DU DESTINATAIRE
L ’ordinateur démocratise la communication. Nous pouvons écrire à nos collègues, à nos clients et à nos vice-présidents d’entreprise tout comme à nos amis. Toutefois, cette démocratisation entraîne trop souvent une écriture «à taille unique», qui n’est pas toujours souhaitable. Dans la vie, comme en écriture, il y a une certaine étiquette à respecter.
Si vous voulez être pris au sérieux, délaissez le ton du clavardage entre copains, au travail. Articulez vos idées. Oubliez les onomatopées, le langage parlé et les expressions familières. Faites preuve de respect et de professionnalisme envers votre interlocuteur en démontrant vos capacités de rédaction. N’oubliez jamais que le destinataire conditionne plusieurs éléments en rédaction.

D’abord et avant tout, à qui s’adresse votre courriel?

On ne s’adresse évidemment pas de la même façon à son patron qu’à un collègue. Sans toutefois s’enfarger dans les fleurs du tapis, on peut porter une attention particulière au vocabulaire choisi selon la personne à qui l’on s’adresse.
Deuxième élément important: la personnalisation des messages. Il suffit parfois de peu de choses: l’utilisation du nom ou du prénom, le rappel d’un mot ou d’une phrase échangé lors d’une conversation téléphonique. Qui n’a pas déjà reçu un bulletin d’information par courriel où l’on peut lire son nom en toutes lettres? Automatiquement, le destinataire sera plus enclin à prêter attention au message si son nom y apparaît.

Exemples…
Vous travaillez sur un important dossier et avez besoin de plusieurs fichiers provenant de différents destinataires pour poursuivre votre travail. Bien que l’objectif soit le même, vous devez adapter votre courriel pour chaque type de destinataire:

Haute direction



NOTE: Les titres utilisés pour désigner les fonctions diverses dans une entreprise varient d’un endroit à l’autre. Si vous devez écrire des courriels dont les destinataires sont d’origines et de pays divers, soyez vigilants: la façon de s’exprimer peut être différente. Soyez le plus clair possible.

Employé


Client


Collègue


Fournisseur


Ami



NOTE: Les exemples servent à illustrer les variantes stylistiques d’un destinataire à l’autre. La concision ne fait pas l’objet de la présente étude.

• D’un destinataire à l’autre, certains éléments peuvent différer. Par exemple: le ton, la présence ou l’absence d’humour, la ponctuation, les explications plus ou moins détaillées, la signature, la présence ou l’absence d’une mise en contexte.

Exercice 1

Selon le type de destinataire, que remarquez-vous?


Exercice 2

  • Accueil Accueil
  • Univers Univers
  • Ebooks Ebooks
  • Livres audio Livres audio
  • Presse Presse
  • BD BD
  • Documents Documents