Information comptable : de l'acquisition à la conservation

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Extrait

Information comptable : de l'acquisition à la conservation (fiche - Terminale STMG)

Objectif Le traitement de l’information comptable varie, dan s sa forme, d’une organisation à une autre. Les outils et technologies de l’information influencent ces traitements. Il convient de repérer les « passages obligés » (les documents, les étapes et les contrôles) du traitement de l’information comptable et les relati ons entre les différentes étapes. 1. Schéma du traitement de l'information comptable

2. L'acquisition et l'exploitation de l'information comptable Lapièce justificativeest la source obligatoire de tout enregistrement c omptable. L’acquisition et l’exploitation des informations co ntenues dans les pièces justificatives peuvent être manuelles ou automatisées.

►Lasaisie manuellenécessite une analyse préalable de la pièce justificative. Par exemple, l’enregistrement comptable d’une facture d ’un fournisseur requiert une analyse de la facture pour obtenir les informations suivantes : - le numéro et nom du fournisseur, - la date de la facturation, - la nature du produit ou service acheté et sa dési gnation, - les montants à enregistrer, - le taux de TVA à utiliser, - …

►L’acquisition automatiséede l'information comptable peut prendre diverses formes :

- Parnumérisation et utilisation d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères(logiciel OCR en anglais). Ce procédé consiste dan s un premier temps, à numériser un document papier à l'aide d'un scanner. Le fichier image récupéré est ensuite traité avec un logiciel OCR (Optical Charac ter Recognition) pour le transformer en fichier texte.

- Parintégration d’un autre logiciel. Exemple : export de données d'un PGI vers un tableu r.

- Parintégration d’un module d’un progiciel de gestion intégrée(PGI) vers un autre module du PGI. Exemple : Les éléments d’un devis du module commerc ial génèrent, en cas d’acceptation du devis, la création d’une facture. La création de cette facture engendre dans le module comptable du PGI une écriture compta ble.