L'archivage et les obligations légales de conservation

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Extrait

L'archivage et les obligations légales de conservation (fiche - Terminale STMG)

Objectifs : • définir la notion d’archive, • prendre conscience des enjeux de la conservation des documents, • connaître les sanctions encourues en cas de non-respect de la législation, • présenter les différents modes d’archivage, • connaître les durées de conservations légales des documents.

Qu’est-ce qu’une archive ? Quelle est l’importance de conserver des documents pour une entreprise ? Comment peut-elle conserver ces archives ? Quelle est la durée légale de conservation des documents ? Quels sont l es risques encourus en cas de négligence ?

1. Définition et enjeux des archives Le terme « archive » désigne à la foisles documentseux-mêmes etle lieude leur dépôt.

L’Afnor (Association française de normalisation) él argit la notion d’archivage à « l’ensemble des actions, des outils et des métho des mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ».

L’archivage renvoie donc vers : - destechniques et modalités de conservationdes documents supports des informations ; - uneorganisation temporellede l’archivage.

Par conséquent, les archives d’une entreprise sontl’ensemble des documents produits ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité.

La loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, stipule que « ... la conservation de ces documents est organisée... pour les besoins de la g estion et de la justification des droits et des personnes physiques et morales... ». Ces documents doivent être conservés pendantun certain délai, afin qu’ils puissent être produits, si nécessaire, commepreuve, lors d’un litige avec les collaborateurs de l’entreprise, les fournisseurs, l’administration. Ils servent également depièces justificativesdans le cadre de contrôles administratifs.

2. L’archivage, une obligation légale Les documents produits ou reçus par l’entreprise au cours de son activité doivent être conservés sous peine de sanctions.

Voici quelques exemples desanctions encourues: