La production et l'enrichissement des documents

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Extrait

La production et l'enrichissement des documents (fiche - Terminale STMG)

Objectifs: • connaître la présentation de base, • mettre en place une démarche de production de doc uments, • définir les différents formats de fichiers, • comprendre l’utilité de la charte graphique. Comment présenter un document de référence ? Quelle démarche doit-on suivre pour produire ou enrichir un document ? Quels sont les d ifférents formats disponibles ? Quelles sont leurs spécificités ? Quelle est l’util ité de la charte graphique ?

1. La présentation formelle d’un document numérique Le contenu des documents est nécessairement adapté à leurs destinataires. Il en est de même pour la forme. Le document numérique doit i ntégrer une contrainte supplémentaire : il doit être adapté au contexte de sa mise à disposition de destinataires qui peuvent être très divers.

Cela nécessite de : -respecter la charte graphiqueen vigueur dans l’organisation, -adapter les formats des documents(format texte, format graphique, format image…), -prendre en compte les modes de diffusiondu document (écran, impression…).

Chaque document doit mettre en évidence la distinction entrela structure(le plan), la forme(le style) etle fond(le sens). Cette exigence correspond à l’évolution des langages des documents électroniques (langage HTML, par exemple).

2. La démarche de production ou d’enrichissement d’ un document Pour être efficace, la démarche de production (ou d ’enrichissement) d’un document doit suivre trois étapes :

•Première étape : l’analyse L’analyse porte aussi bien sur le fond que sur la forme du document à produire. Elle consiste à définir clairement les objectifs de comm unication, le plan du document, la pertinence des informations, le choix du format, le choix des outils à utiliser…

•Deuxième étape : la réalisation Une fois que le cahier des charges est rédigé (prem ière étape), les concepteurs du document peuvent commencer à le formaliser sur le s upport choisi.

•Troisième étape : le contrôle Pour garantir la qualité du document, un contrôle s ’avère indispensable. Il porte, par exemple, sur la cohérence et la pertinence des info rmations, sur la concordance entre la forme du document et la charte graphique de l’organisation, sur la concordance entre la forme du document, son objectif et les personnes auxquelles il s’adresse.