Les services administratifs et financiers unifiés à l'étranger : mission d'audit de modernisation

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Le présent rapport fait partie de la deuxième vague d'audits de modernisation lancés en octobre 2005 dans le cadre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) qui introduit une démarche de performance, visant à faire passer l'Etat d'une logique de moyens à une logique de résultats. Les audits sont réalisés sous la co-maîtrise d'ouvrage du ministère intéressé (qui s'appuie sur le secrétaire général et ses équipes de modernisation) et du ministère chargé du budget et de la réforme de l'Etat (qui s'appuie notamment sur la direction générale de la modernisation de l'Etat).

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Publié le 01 avril 2006
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Langue Français
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Inspection générale des finances
Inspection générale des affaires étrangères
Mission d audit de modernisation
Rapport
sur les services administratifs et financiers unifiés à l'étranger
Bertrand SCHNEITER Inspecteur général des finances
Pierre-Alain de MALLERAY Inspecteur des finances
Etabli par
René FORCEVILLE Inspecteur général adjoint des affaires étrangères
Michèle SAUTEREAUD Inspectrice des affaires étrangères
- Avril 2006 -
Françoise VALLON Inspectrice des affaires étrangères
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Synthèse
Lamiseenplacedeservicesadministratifsetfinanciersuniques (SAFU) dans les services à l étranger.
Ministère des affaires étrangères
1.Cadre de l audit ¾edsrèeciseesvreetativancifinanoitsertsinimdgLasétnedÉtliatlamp à l étranger est aujourd hui cloisonnée.   ¾périsexentefférsideedtédunuedteatstoncefrbnudesabalSrus,uresnocntnemoita l audit devait : 9faire des propositions concrètes quant à lorganisation de cette gestion ; 9évaluer le projet de généralisation de services administratifs et financiers unifiés ; 9en détailler lorganisation cible en fonction des contextes locaux ; 9mettre en évidence les différentes conditions de mise en uvre dune telle réforme.
2.Etat des lieux ¾La gestion administrative et financière à l étranger est cloisonnée. ¾Ce cloisonnement est source d inefficacité et entraîne un sous-emploi potentiel. Un regroupement serait pertinent pour les tâches répétitives ou complexes qui ne nécessitent pas de proximité géographique avec les services « opérationnels ». ¾Certaines procédures sont inutilement lourdes (saisine des dépenses, comptes rendus de consommations, rapprochements comptables, ) ¾Le coût total en effectif est important (de 10 à 14 % des effectifs totaux selon les pays pour les personnels affectés aux tâches administratives et financières). ¾Des constats largement partagés tant au MAE que dans les autres ministères.
IGF-IGAE  Avril 2006
Lamiseenplacedeservicesadministratifsetfinanciersuniques (SAFU) dans les services à l étranger.
Ministère des affaires étrangères 3.nammoceRaditnos ¾l organisation des fonctions administratives et financières. Dissocier les tâches deRevoir décision et les tâches de gestion : en ne laissant dans les services opérationnels que les tâches « amont » (émission des 9 bons de commande, réception) ; 9en regroupant au sein du SAF toutes les autres tâches ; 9le nombre dimplantations du SI Corege.et en limitant ¾noitulouqirénégoclteexsne.UalitnoofcnoctnduoncsatieniblecéilDegaentieorcettneruniforme n est, au vu des expérimentations en cours, pas pertinente. ¾Revoir les questions liées aux ressources humaines : 9Intégrer des agents dautres ministères dans le cas de SAFU interministériels. 9Affecter des agents expérimentés. 9Créer une filière dagents spécialisés dans la gestion. ¾Simplifier la nomenclature budgétaire et comptable. ¾lisiltuesritimnotsSIndeatioOptrnigdeeropédnolevemmaetnouslstianppdetverslesservicesopérationnelsetexploiterlinterfaceCirce/Coregeencours. Mieux prendre en compte l interministérialité dans le futur SI « Chorus ».
4.Impacts attendus et échéances ¾pilpourcetoterderaégoinimssAEMdunmroféretiesuaettadrenue,chnéDngis,resnas et un groupe de pilotage interministériel pour l extension aux services hors MAE. ¾Estimation des gains en emplois attendus à moyen terme : 71 ETP (dont 48 pour le MAE, 13 pour le Minefi-DGTPE, 10 pour le ministère de la défense).
IGF-IGAE  Avril 2006
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PRINCIPALES RECOMMANDATIONS
Recommandation
Unification des procédures de suivi comptable grâce à Corege et suppression des procédures de compte rendu de consommation des crédits, sous réserve du maintien de CIRCE. Coordination interministérielle pour la définition et la mise en place de Chorus Suppression de lenvoi de rapprochements comptables Réorganisation des régies diplomatiques en évitant la redondance des contrôles et limitation des implantations Corege Simplification des procédures comptables, diffusion des bonnes pratiques et formation adaptée Révision de la nomenclature budgétaire et réduction des engagements comptables Mise en place dun chargé de mission SAFU
Pages Responsables du rapport de mise en oeuvre
6
6
6
7, 15
7, 8, 16
8
16
Tous les ministères
DAF - DSI - DGTPE
DCM
DAF - DRH
DAF - DCM
DAF - DCM
DAF
Calendrier dexécution
année 2006
e 2èmsemestre 2006 1ersemestre 2006
année 2006
année 2006
1ersemestre 2006 2èmetrimestre 2006