Réinventez vos réunions
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Description


Vous trouvez que vous passez beaucoup de temps dans des réunions trop nombreuses et peu productives ? Ce BASIC vous donne les moyens d'agir pour organiser des réunions enfin efficaces et en finir avec la réunionite.




  • Organiser une préparation soignée.


  • Faire de chaque réunion un temps fort.


  • Mettre du tonus dans votre animation.


  • Provoquer une véritable implication des participants.


  • Obtenir le résultat voulu.


  • Assurer la mise en action après la réunion.


  • Gagner du temps grâce à une solution collaborative en ligne.


Sujets

Informations

Publié par
Date de parution 06 septembre 2018
Nombre de lectures 0
EAN13 9782212802078
Langue Français

Informations légales : prix de location à la page 0,0424€. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

Exrait

Romain David est co-fondateur de Wisembly, une application web permettant de concevoir des réunions collaboratives afin de développer l’engagement des équipes.

Didier Noyé a eu l’occasion de souffrir dans toutes sortes de réunions organisées par d’autres personnes ; il le leur a bien rendu en organisant lui-même un certain nombre de rencontres et de séminaires divers…
V ous trouvez que vous passez beaucoup de temps dans des réunions trop nombreuses et peu productives ? Ce BASIC vous donne les moyens d’agir pour organiser des réunions enfin efficaces et en finir avec la réunionite. Organiser une préparation soignée. Faire de chaque réunion un temps fort. Mettre du tonus dans votre animation. Provoquer une véritable implication des participants. Obtenir le résultat voulu. Assurer la mise en action après la réunion. Gagner du temps grâce à une solution collaborative en ligne.
Romain David, Didier Noyé
Réinventez vos réunions
En finir avec la réunionite : 5 clés pour des réunions enfin efficaces
Éditions Eyrolles 61, bd Saint-Germain 75240 Paris Cedex 05
www.editions-eyrolles.com
Une collection dirigée par Didier Noyé
Maquette et mise en pages : Florian Hue
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans l’autorisation de l’éditeur ou du Centre français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.
© Éditions Eyrolles, 2018 ISBN : 978-2-212-56954-4
Mise en circulation
Date : ..................................
Communication de :....................................
à : ..................
À lire de toute urgence !
M’en parler !
Je crois que les pages .............. ont été écrites pour nous.
Et si nous faisions une réunion à ce sujet ?
Sommaire
Faire de chaque réunion un temps fort
1. Faire face à la réunionite
Le casse-tête du manager
Réunionite : guide de survie
2. Organiser et préparer vos réunions
Décider de faire, ou non, une réunion
Préparer et faire préparer
Mettre au point la logistique
3. Animer une réunion tonique
Bien commencer une réunion
Faciliter la production du groupe
Réguler le fonctionnement du groupe
4. Réussir une fin de réunion et sa mise en action
Ce qui conditionne la qualité de la conclusion
Trois productions pour terminer la réunion
La mise en action
5. Être un participant influent
Interagir de façon efficace
Aider l’animateur
Faire une présentation qui accroche
6. Utiliser une solution collaborative en ligne pour vos réunions
Éviter certains biais grâce à la technologie
Automatiser certaines tâches fastidieuses
L’exemple de Wisembly Jam : une solution Web et mobile pour fluidifier et dynamiser les réunions
7. Réussir une réunion à distance
Les spécificités des réunions virtuelles
Recommandations pour les réunions à distance
La dimension multiculturelle en plus
Faites le point sur votre lecture
Exploitation du questionnaire « Êtes-vous un réuniopathe avéré ? »
Lectures complémentaires
Index
Comment accéder aux compléments en ligne
Dans la même collection
Faire de chaque réunion un temps fort
C omment en finir avec les réunions qui vous détériorent ? Voici de quoi sortir du marasme : un livre détergent qui permettra de nettoyer les agendas encombrés par trop de réunions mal conçues, interminables et inopérantes.
Les entreprises ont un réel problème d’efficacité avec les réunions, quelle que soit leur taille : manque de préparation, réunion subie, horaires non respectés, prise de parole aléatoire, insuffisance des décisions, absence de suivi, etc. L’enjeu est d’importance quand on sait que certains cadres passent 16 années en réunion sur les 40 années de vie professionnelle ! Il y a donc un enjeu de productivité. Mais nous avons également un enjeu d’engagement : la culture de collaboration est essentielle pour susciter l’engagement du personnel dans un projet collectif.
Ce guide va vous aider à réduire le nombre de réunions tout en améliorant leur qualité. Il propose une approche renouvelée pour faire progresser les réunions et susciter les bons réflexes. Il s’agit souvent de mettre beaucoup d’énergie pour appliquer systématiquement des règles de bon sens. Ces règles portent sur la préparation, l’animation, l’implication de chacun, la mise en action suite à la rencontre. Vous allez apprendre ce qu’il faut faire et dire pour que chaque réunion soit un évènement marquant. Vous allez pouvoir reprendre le contrôle de vos réunions et consacrer plus de temps aux autres activités qui vous intéressent davantage.
Comment faites-vous d’habitude ? Vous préparez vos réunions sur un document Word ? Vous fournissez les informations pratiques aux participants à l’oral ? Vous prenez des notes sur un petit cahier et repoussez la rédaction de comptes rendus à plus tard ? Savez-vous que nous sommes au XXI e siècle ? Aujourd’hui des solutions logicielles existent pour améliorer l’efficacité des réunions.
Ce BASIC montre aussi les possibilités techniques offertes par une plateforme en ligne ; vous allez voir comment une solution Web et mobile propose des réponses nouvelles à un problème ancien pour préparer, animer, assurer le suivi de vos réunions.
Soyez ambitieux : savez-vous que l’on peut transformer l’entreprise en transformant ses réunions ? Savez-vous que la technologie appliquée aux réunions est un moyen de faciliter la transition digitale de votre entreprise ?
Avec ce livre, vous allez pouvoir progresser à cinq niveaux. Préparation soignée des réunions. Responsabilisation des participants pour qu’ils s’impliquent avec conviction. Animation tonique qui marque les esprits. Mise en action véritable des décisions. Utilisation des technologies de gestion des réunions pour gagner en efficacité.
1 Faire face à la réunionite
[ Objectifs ] Prendre la mesure du gaspillage. Voir ce qu’il y a à gagner avec des réunions plus efficaces. Repérer les cinq clés qui aident à améliorer les réunions.
I ls ne mouraient pas tous, mais tous étaient frappés par la réunionite. Les réunions de travail que l’on s’inflige dans les organisations sont souvent décevantes. Il y a souvent une grande dépense d’énergie pour des résultats faibles. Le mal semble plus aigu en France que dans d’autres pays : celui qui participe à une réunion organisée par des Britanniques ou des Allemands voit bien que l’on peut vivre une réunion de façon plus efficace.
Ce chapitre illustre à quel point les réunions inefficaces sont souvent la plaie de la vie professionnelle. Il met en évidence trois enjeux : un enjeu de productivité, un enjeu d’engagement du personnel, un enjeu de transformation de l’entreprise.
Enfin, ces pages mentionnent cinq clés qui permettent d’améliorer les réunions ; ces recommandations seront développées dans les chapitres qui suivent.
Avez-vous déjà entendu de telles phrases ?
Le casse-tête du manager
Des réunions nombreuses et peu efficaces
Une étude réalisée par Wisembly et l’IFOP 1 auprès des cadres d’entreprises met en évidence cette faible efficacité : 27 % des cadres interrogés indiquent qu’il leur arrive souvent ou systématiquement de sortir de réunion en ne sachant pas précisément ce qu’ils doivent faire ; 25 % indiquent qu’ils vont à des réunions sans en connaître l’ordre du jour.
Ces cadres participent en moyenne à trois réunions par semaine ; ils signalent que leur attention commence à diminuer en moyenne au bout de 52 minutes, certains perdent le fil après 30 minutes ; or ces réunions durent en moyenne 1 h 16 minutes.
Les cadres les plus payés sont les plus touchés par la réunionite aiguë.
75 % des personnes interrogées considèrent qu’elles ne peuvent pas décliner l’invitation à une réunion où elles sont conviées.
Certains participants font autre chose
Une autre étude 2 met en évidence qu’en réunion, quatre personnes interrogées sur dix utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour autre chose que l’objet de la réunion (ils consultent leurs e-mails ou Internet, ils travaillent sur un dossier, etc.).
Le problème s’est considérablement accru depuis que les participants viennent avec des smartphones, tablettes ou ordinateurs.
Une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision
La même étude d’Opinion Way indique que seule une réunion sur quatre se traduit par une prise de décision. 39 % des salariés jugent que la collaboration est globalement inefficace.
On multiplie les consultations, les demandes d’avis, cependant, les cadres ont le sentiment d’avoir un faible niveau d’autonomie. 55 % d’entre eux indiquent pouvoir prendre des décisions. Pour les autres, les décisions sont prises par la direction.
Dans une période où les transformations se multiplient dans les entreprises, les décisions devraient être prises plus rapidement.
Les enjeux de management
Il n’est pas question de supprimer les réunions. Les échanges sont indispensables à la vie de l’organisation. Il faut donc les améliorer.
Il s’agit d’organiser moins de réunions mais des réunions plus efficaces. Ce qui présente de nombreux avantages : susciter l’engagement des équipes ; faire converger les idées, fédérer les actions ; permettre aux équipes d’être plus créatives et plus heureuses ; accélérer la réalisation des projets avec des cycles plus rapides ; anticiper certains problèmes, éviter des frictions inutiles ; dégager plus de temps pour des activités essentielles.
Pour les managers, nous sommes en présence de trois enjeux majeurs.
1. L’enjeu de la productivité
Il est d’ailleurs possible de calculer le coût du gaspillage : on peut connaître le coût horaire complet des participants, le nombre d’heures passées en réunion par mois, la perte si le temps perdu représente 1/4 du temps des réunions. Nous vous proposons avec cet ouvrage un outil en ligne 3 pour calculer le coût de vos réunions. Wisembly a construit un outil très complet qui calcule le coût d’une réunion en fonction du secteur de l’entreprise, de sa taille et du nombre de participants.
2. L’enjeu de la collaboration
Une collaboration de qualité suscite de l’engagement. Réussie, une réunion stimule l’équipe, mais mal faite, elle l’affaiblit. Les réunions sont la clé de voûte de la collaboration en entreprise. On peut dire que la qualité des réunions est un révélateur de l’engagement des personnes.
3. L’enjeu de la transformation de l’entreprise
Transformer les réunions est probablement le moyen le plus puissant pour transformer une organisation. Les anciens modes de management, les organisations pyramidales, les normes et la politique brident l’innovation dans les entreprises. Pour être capable de s’adapter et d’innover en permanence, les entreprises doivent changer leur mode d’organisation et leur façon de collaborer. La réunionite est le symbole de cette inertie, la pierre angulaire du problème de la collaboration en entreprise.
Réunionite : guide de survie
Les différentes formes du mal
Voici un bref descriptif des formes que prend la réunionite.
Les réunions invertébrées
C’est une première illustration de la maladie : peu de structures dans les rôles des personnes, peu de structures dans le temps. Le ton est plutôt celui de la conversation que celui d’une véritable réunion de travail. L’objectif est vague, l’animation est molle, pas de construction méthodique aboutissant à une véritable production. Bref, cela manque de squelette.
Les réunions volcaniques
Dans un genre différent, vous rencontrez aussi des réunions explosives qui sont des lieux d’affrontement feutré ou manifeste. Les stratégies individuelles se heurtent. C’est l’heure des petites phrases sulfureuses :
« Ça, mon vieux, c’est de la théorie ! »
« Non, mais vous ne parlez pas sérieusement ? »
« Ne faussez pas le débat ! »
« Votre idée, y a-t-il un seul endroit où ça marche ? »
« Ah pardon, ne me coupez pas. »
Ces petits pétards verbaux vont faire échouer la réunion. L’animateur sous pression a une tâche difficile : s’agit-il d’une divergence d’intérêt, d’un manque d’écoute ou d’une lutte de pouvoir ? Cela mérite analyse. En tout cas, il y a là une énergie qui pourrait être mieux utilisée.
Les réunions apathiques
Là, au contraire, on frôle le degré zéro de la dynamique de groupe. Il ne se passe pas grand-chose dans ces réunions qui semblent fonctionner par la force de l’habitude.
La faible réactivité peut avoir plusieurs causes : il n’y avait pas de vraie raison de se réunir ; les participants ont perdu l’espoir que quelque chose sorte de cette rencontre ; ou encore la méfiance règne et chacun soupçonne l’animateur d’intentions cachées. Souvent, la crainte de l’échec dans les actions à entreprendre provoque un sentiment d’impuissance.
Les réunions maniaco-procédurières
Nous désignons ainsi les réunions dans lesquelles on s’attache plus au rituel qu’à l’essentiel, la forme efface le fond.
Les procédures, l’ordre du jour, la distribution de la parole, autant d’éléments qui sont des manifestations d’un formalisme bureaucratique. Les réunions avec les partenaires sociaux se prêtent à cette déformation, mais on retrouve le même phénomène ailleurs. Vous remarquerez dans ce genre de rencontre que la prise de parole est assez impersonnelle ; quelqu’un intervient moins en son nom que comme représentant d’une entité (un service, une fonction, une catégorie de personnes, etc.).
Inutile de dire que la créativité n’est pas au rendez-vous et que rien de vraiment important ne se passe dans ces réunions.
La voix de son maître
Une réunion particulièrement éprouvante est celle qui tend au monologue. Par exemple, le responsable du service occupe une grande partie du temps de parole ; il transmet une information qu’il vient de recevoir de la direction. Comme il a tout le monde sous la main, il en profite et passe en revue ses collaborateurs pour leur demander des comptes sur l’avancement de leurs dossiers. En fait, il place une série d’entretiens individuels à l’intérieur de la réunion. Mais il est le seul à gagner du temps.
Autres formes dégradées
En fait, il existe de nombreuses formes de cette réunionite, qui frappe les salariés et les empêche de faire leur travail. Citons encore : les conférences marathon « On restera jusqu’à minuit s’il le faut » (le triomphe des insomniaques) ; les conférences ballets avec des conférenciers qui entrent et sortent à tour de rôle ; les réunions passoires qui voient entrer et sortir les participants goutte à goutte.
Les stratégies d’évitement
Connaissez-vous le « Syndrome d’acceptation automatique » ? Il a été mis en évidence par David Grady 4 et consiste à répondre automatiquement oui quand vous êtes convié à une réunion. Il suffit d’un clic.
Donc, quand vous recevez une annonce de réunion, le réflexe qui sauve est d’éviter de répondre oui trop vite. Vous pouvez demander des précisions sur une proposition qui semble imprécise ; vous pouvez aussi esquiver une rencontre qui vous semble inutile.
Demande d’explications : « Dites-m’en plus »
Voici le genre de questions que vous pouvez poser :
« Merci pour votre invitation. Quel est le résultat attendu de la rencontre ? »
« Qui sont les participants conviés ? »
« Quelles sont les informations communiquées avant la réunion ? »
« Faudra-t-il faire un travail préalable ? »
« Est-ce le bon moment pour faire cette réunion ? Sommes-nous prêts ? »
« Êtes-vous sûr d’avoir les décideurs indispensables ? »
De telles questions permettent de vérifier la pertinence du projet.
Échappatoire n° 1 : « Ma présence est-elle nécessaire ? »
La réunion peut être utile, mais faut-il y aller pour autant ? Il s’agit de choisir la bonne personne. D’autres questions vont permettre d’y voir plus clair.
« Qu’attendez-vous de moi exactement ? »
« Une autre personne de mon unité est-elle également conviée ? »
« Quel genre de décisions faudra-t-il prendre ? »
Pour une stratégie d’évitement, vous pouvez jouer la modestie « Suis-je le mieux placé ? » ; vous pouvez adopter un management éclairé « Je délègue à Maria », ou « Si Arnaud y va, il n’est pas nécessaire que j’y aille ».
Un critère pertinent pour vous consiste à examiner si cette réunion s’inscrit dans votre mission et dans vos priorités.
Échappatoire n° 2 : « On se téléphone »
Il s’agit de proposer une autre façon de communiquer sans s’imposer l’organisation d’une rencontre. Peut-on se communiquer des fichiers ? Les questions à débattre peuvent-elles être traitées par des entretiens téléphoniques ? Pouvons-nous partager des documents sur un forum ? Peut-on envoyer une communication écrite par avance ? En résumé, la tactique consiste à imaginer une démarche moins coûteuse en temps et en déplacement que la classique réunion.
Échappatoire n° 3 : « Je lirai le compte rendu »
Là vous proposez de suivre les opérations à distance. Vous pouvez tenter une esquive avec des phrases comme celles-ci :
« Je compte sur vous pour me transmettre ce qui a été dit » ; « pour me mettre au courant des décisions prises ».
« Soyez mon porte-parole. La lecture de l’ordre du jour me permettra de vous communiquer ma position avant la réunion. »
Échappatoire n° 4 : « Désolé, je ne suis pas libre »
Poussé dans vos derniers retranchements, vous affichez une bonne raison : hélas, vous êtes déjà pris et vous exhibez un agenda chargé. Cette dérobade fonctionne si vous prenez soin de bloquer à l’avance des plages de temps sur votre planning, destinées à toutes sortes de travaux personnels. Faute de cela, votre temps est dévoré par des croisades collectives que vous n’avez pas décidées vous-même.

Les réunions auxquelles vous pourriez échapper : grille de repérage et d’autojustification
Faites la liste de vos réunions. Adoptez un regard critique sur les réunions auxquelles vous participez.
Liste de vos différentes réunions (régulières ou épisodiques)
C’est en dehors de mes missions.
C’est d’un ennui mortel.
Je n’y apporte rien.
Je peux proposer quelqu’un d’autre.
Nous pourrions faire la même chose sans réunion.
Une participation sous votre contrôle
Les limites libèrent
Vous pouvez décider de participer à une réunion en posant des limites.
Il arrive qu’une réunion soit annoncée en indiquant l’heure de début sans préciser l’heure de fin. Au plus tard, à l’ouverture de la réunion, signalez que vous avez une contrainte à 10 h 30. Cela vous permettra de vous éclipser sans un mot. Une variante consiste à demander dans les premières minutes de la réunion un tour de table pour que chacun exprime ses limites d’horaires. Vous avez aussi des limites, ce qui vous prépare une sortie honorable.
Un budget temps pour chaque thème
En se donnant des limites de temps, le groupe se donne une obligation de résultat dans un temps réduit. Les participants sont mis sous tension mais c’est mieux que d’échanger jusqu’à épuisement du sujet sans regarder l’horloge. Proposez en début de réunion d’affecter une durée pour chaque point de l’ordre du jour, ce qui est nécessaire pour gérer le temps. Proposez-vous pour faire l’horloge parlante. Souvent, les points mis à l’ordre du jour sont trop nombreux et il faudrait commencer par supprimer certains sujets.
Une participation partielle
L’idée est de participer seulement à une partie de la réunion. Vous faites l’effort de contribuer de façon constructive mais pour le thème qui vous concerne.
« Je ne vais pas pouvoir participer à toute la rencontre, mais je tiens à apporter ma contribution pour le point B. Pouvez-vous le placer en tête de l’ordre du jour ? »
Cinq clés pour des réunions enfin efficaces
Voici cinq dimensions que vous allez consolider par la lecture de cet ouvrage.
1. Une préparation soignée
80 % de la réussite se joue dans la préparation. Elle est indispensable pour avoir en réunion les personnes vraiment nécessaires, pour mettre au point un ordre du jour clair et précis. Comment préparer cet ordre du jour ? Comment décrire le résultat visé ? Comment choisir les participants ? Faut-il prévoir une durée réduite ? Le chapitre 2 de ce livre vous donne des conseils indispensables pour cette phase de préparation.
2. Des participants responsabilisés
Il est essentiel de favoriser l’implication de chacun. Cela se joue avant la réunion en consultant les personnes sur leurs attentes, en leur demandant de réaliser un travail préalable.
Vous pouvez responsabiliser les participants de plusieurs façons : confier à l’un d’entre eux l’animation d’une séquence ; ou leur donner une responsabilité pour le bon déroulement de la rencontre comme contributeur – secrétaire chargé du compte rendu, gardien du temps, rapporteur des travaux d’un sous-groupe ; enfin, ils sont aussi responsabilisés par ce qui est convenu dans le relevé de décisions en fin de rencontre.
Ce mouvement de responsabilisation des participants se retrouve de façon constante dans les chapitres 2 à 6 .
3. Une animation tonique
Il s’agit de donner un rythme soutenu, de favoriser les échanges, de varier les modes d’animation pour s’adapter aux objectifs, de faire participer les personnes présentes tout en évitant de perdre du temps dans des discussions inutiles. Le chapitre 3 vous propose un guide d’animation.
Améliorer votre pratique d’animation implique de l’entraînement, de l’expérimentation. Un moyen de progresser consiste à demander aux participants d’une réunion ce qu’ils pensent de la rencontre qui vient de se dérouler. Leur perception est très utile pour progressivement affiner vos méthodes.
4. Une mise en action assurée
Un point particulièrement sensible : la conclusion de la réunion pour se mettre d’accord et formaliser les décisions prises, les actions à mettre en œuvre, les modalités de suivi.
S’assurer que la rencontre débouche sur un résultat constitue un point clé souvent négligé.
Établir un compte rendu rapide et opérationnel, le rédiger directement en réunion. Encore faut-il être certain que les décisions prises seront suivies d’effets. Le chapitre 4 va vous armer pour gérer cette dimension.
5. Une utilisation des technologies
Au lieu d’interdire en réunion la présence de smartphones et tablettes, nous pouvons profiter de ces supports ; ils permettent de renforcer l’efficacité des réunions avec des solutions simples, accessibles, sur n’importe quel appareil ( via l’e-mail, le Web, les SMS). Le chapitre 6 de ce Basic montre l’intérêt d’utiliser une solution collaborative en ligne pour permettre aux participants de mieux travailler ensemble.
Notre conviction est que l’usage des technologies sociales peut augmenter de façon significative la productivité des salariés très qualifiés.
Êtes-vous un réuniopathe avéré ?

Dépistage des victimes de la réunionite
OUI
NON
?
Souvent, le résultat le plus tangible d’une réunion est de fixer la date de la suivante.
Hélas, je passe plus de 30 % de mon temps en réunion (déplacements compris).
Dans mon entreprise, il existe des réunions sans intérêt où il est quand même obligatoire d’être présent.
Convié à une réunion, je suis touché par le « Syndrome d’acceptation automatique » 5 .
« Il est en réunion » est devenu un leitmotiv pour les collègues qui m’observent.
Chez nous, les horaires de réunion sont fluctuants ; elles commencent en retard et durent au-delà de l’horaire prévu.
Il est rare que l’on traite tous les points inscrits à l’ordre du jour d’une réunion.
Il m’arrive de m’occuper de mes e-mails pendant que j’assiste à une réunion.
Dans nos réunions, la qualité des échanges laisse souvent à désirer.
Je peux facilement dresser une liste des personnes qui auraient bien besoin de se former à l’animation de réunions.
Total
Exploitation de ce questionnaire page 128 .
[ En bref ] Quatre salariés sur dix jugent la collaboration en réunion globalement inefficace : perte de temps, faiblesses de la préparation et de l’animation, décisions non prises, etc. Tous les sondages montrent que le problème ne s’atténue pas. L’efficacité des réunions est un problème crucial pour le management. Il est indispensable de se réunir moins et mieux. Ce qui est en jeu : la productivité, avec la volonté d’éviter de gaspiller un temps précieux ; l’engagement, l’implication du personnel dans un travail collaboratif ; l’évolution de l’entreprise favorisée par de nouvelles pratiques.

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